Czy macie jakieś informacje na temat pracy w tej firmie? Jak wygląda atmosfera? Czy wynagrodzenie jest dobre? Czy są jakieś benefity? Jakie są warunki pracy? Z góry dzięki!
Wsparcie lokalnego zespołu we wszelkich pracach i zadaniach związanych z prowadzeniem biura, obsługą administracyjną, kontaktami z firmami współpracującymi
Kompleksowa obsługa sekretariatu w firmie
Korespondencja – adresowanie, wysyłka/odbiór/archiwizacja oraz prowadzenie historii korespondencji w formie formularza Excel
Drukowanie/bindowanie ofert i innych dokumentów
Realizacja zamówień biurowych
Pomoc w kontakcie z serwisem IT , xero oraz AGD
Dbanie o dobry wizerunek firmy
Podejmowanie gości w salach konferencyjnych
Dbanie o wewnętrzny obieg dokumentów
Wprowadzanie faktur kosztowych do systemu
Organizowanie podróży służbowych
Kontakt z klientami drogą mailową oraz telefoniczną
Kompleksowe zarządzanie Galerią Handlową (obiektem oraz zespołem pracowników)
Nadzór nad niezakłóconym działaniem Galerii
Dbałość o porządek, bezpieczeństwo i czystość w Galerii
Kontrola i optymalizacja pracy wszelkich firm zewnętrznych
Przygotowywanie i opiniowanie umów związanych z funkcjonowaniem obiektu
Negocjowanie warunków z partnerami handlowymi
Nadzór nad sprawnym i planowym przebiegiem wszelkich koniecznych prac w centrum
Stałe poszukiwanie usprawnień bądź ulepszeń dla pracy Galerii
Przygotowywanie budżetów oraz biznes planów dla powierzonego obiektu (NOI, OPEX i CAPEX)
Planowanie i optymalizacja wszelkich kosztów związanych z działalnością centrum oraz kontrola realizacji budżetów
Zatwierdzanie oraz zwalnianie do zapłaty wszelkich rachunków, faktur, etc
Przygotowywanie innych raportów operacyjnych i zestawień dla właściciela/Członków Zarządu
Współpraca i utrzymywanie bardzo dobrych relacji z najemcami
Kontrola nad przestrzeganiem przez najemców zapisów umów najmu, przepisów p.poż, BHP, regulaminu centrum oraz wszelkich instrukcji dotyczących bezpieczeństwa
Reprezentacja firmy w relacjach z lokalnymi urzędami, organami kontroli i innymi instytucjami
Ścisła współpraca z Managerem Technicznym w zakresie planowania potrzeb remontowych Galerii i utrzymania technicznego
Organizowanie pracy pracownikom bezpośrednio podległym, kontrola jakości ich pracy
Motywowanie pracowników do efektywnej pracy, tworzenie przyjaznej atmosfery pracy
Inspirowanie i wdrażanie rozwiązań organizacyjnych poprawiających efektywność pracy i minimalizujących koszty
Manager ds. optymalizacji kosztów utrzymania nieruchomości
Warszawa
Wygasła: 13.09.2023
pełny etat
kontrakt B2B
praca stacjonarna
praca zdalna
praca hybrydowa
starszy specjalista (Senior)
Obowiązki:
Osoba na tym stanowisku będzie uczestniczyć w procesie tworzenia rozwiązań oszczędnościowych dla projektów komercyjnych (Centra Handlowe, Biurowce). Proces ten składa się z następujących etapów:
Wsparcie lokalnego zespołu we wszelkich pracach i zadaniach związanych z prowadzeniem biura, obsługą administracyjną, kontaktami z firmami współpracującymi
1. koordynacja procesu przejęcia nieruchomości w zarządzanie;
2. wdrożenie procedur na nieruchomości oraz organizacja pracy przejętego zespołu m.in.:
• szkolenia z zakresu komunikacji, raportowania,
• szkolenia dot. standardów obowiązujących w organizacji
• ustalenie schematu współpracy z księgowością spółki oraz procedur wymiany danych
3. koordynacja bieżących procesów związanych z zarządzaniem nieruchomościami komercyjnymi w tym m.in.:
• wszelkie procesy obsługi umów najmu m.in.:
- rozliczanie opłat wspólnych, czynszu od obrotu, mediów,
- indeksacja opłat,
- property accounting,
- działania windykacyjne, także dot. zabezpieczeń umów najmu
- analiza zapisów o wyłączności oraz break clauses w kontekście koordynacji i obrania kierunku działań leasingowych
• weryfikacja i usprawnianie procedur i regulaminów funkcjonujących na obiekcie,
• weryfikacja wniosków najemców oraz rozstrzyganie sporów,
• wsparcie najemców w działaniach marketingowych
4. koordynacja pracy poszczególnych zespołów, w tym kontrola i wsparcie procesów operacyjnych, leasingowych, windykacyjnych i księgowych - analiza sytuacyjna wraz z rozpoznaniem wszystkich aspektów mających istotny wpływ na omawianą sprawę oraz rekomendacja działania poszczególnych działów w tym zakresie;
5. pełnienie roli Key Account Managera, w tym bieżący kontakt i utrzymywanie dobrych relacji z właścicielami nieruchomości oraz koordynacja przygotowywania danych, informacji i zestawień do banku;
6. nadzór nad przygotowaniem i realizacją budżetów- OPEX, CAPEX, MAREX, w tym m.in nadzór nad:
• procesem ofertowania na dostawę mediów, usług itp
• planowaniem przeglądów i napraw,
• planowaniem prac inwestycyjnych,
• planowaniem działań i strategii marketingowej,
• przygotowaniem strategii leasingowej z uwzględnieniem zakładanych przychodów;
7. koordynowanie procesów tworzenia baz, wprowadzania i aktualizowania danych dla nieruchomości w SAP;
8. nadzór nad przygotowywaniem miesięcznych raportów dla Klienta m.in:
Koordynacja procesu przejęcia nieruchomości w zarządzanie
Wdrożenie procedur na nieruchomości
Koordynacja bieżących procesów związanych z zarządzaniem nieruchomościami magazynowymi
Organizacja i stały nadzór nad bieżącą konserwacją oraz pracami remontowymi i budowlanymi w magazynie
Kontrolowanie realizacji umów z usługodawcami takich usług jak: utrzymanie techniczne, ochrona, sprzątanie, dostawa mediów, wywóz odpadów komunalnych (w tym obsługa rejestru BDO)
Koordynacja pracy poszczególnych zespołów, w tym kontrola i wsparcie procesów operacyjnych, leasingowych, windykacyjnych i księgowych
Protokolarne przekazywanie i odbiór wynajmowanych powierzchni magazynowych do i od najemców
Zlecanie bieżących konserwacji, prac naprawczych oraz kontroli technicznych urządzeń zgodnie z wymogami prawa budowlanego
Prowadzenie Książki Obiektu Budowlanego oraz dokumentacji technicznej budynku
Bieżący kontakt i utrzymywanie dobrych relacji z najemcami i właścicielami nieruchomości
Nadzór nad przygotowaniem i realizacją budżetów- OPEX, CAPEX, w tym m.in nadzór nad: procesem ofertowania na dostawę mediów, usług itp. planowaniem przeglądów i napraw, planowaniem prac inwestycyjnych
Koordynowanie procesów wprowadzania i aktualizowania danych dla nieruchomości w SAP
Dekretacja faktur kosztowych, przygotowywanie zestawień oraz inicjowanie i kontrola procesu płatności
Nadzór nad przygotowywaniem miesięcznych raportów dla Klienta m.in: realizacja budżetu OPEX,CAPEX, rent roll, NOI, status zadłużenia i działania windykacyjne, także dot. zabezpieczeń umów najmu
Koordynacja procesu ustalania strategii działań operacyjnych oraz inwestycyjnych dla zarządzanych obiektów m.in: wprowadzanie optymalizacji kosztów utrzymania i funkcjonowania nieruchomości, wdrażanie rozwiązań, zwiększających atrakcyjność i wartość nieruchomości
Kompleksowe zarządzanie Galerią Handlową (obiektem oraz zespołem pracowników)
Nadzór nad niezakłóconym działaniem Galerii
Dbałość o porządek, bezpieczeństwo i czystość w Galerii
Kontrola i optymalizacja pracy wszelkich firm zewnętrznych
Przygotowywanie i opiniowanie umów związanych z funkcjonowaniem obiektu
Negocjowanie warunków z partnerami handlowymi
Nadzór nad sprawnym i planowym przebiegiem wszelkich koniecznych prac w centrum
Stałe poszukiwanie usprawnień bądź ulepszeń dla pracy Galerii
koordynacja procesu ustalania strategii działań operacyjnych, oraz inwestycyjnych dla zarządzanych obiektów
Przygotowywanie budżetów oraz biznes planów dla powierzonego obiektu (NOI, OPEX i CAPEX)
Planowanie i optymalizacja wszelkich kosztów związanych z działalnością centrum oraz kontrola realizacji budżetów
Zatwierdzanie oraz zwalnianie do zapłaty wszelkich rachunków, faktur, etc
Przygotowywanie innych raportów operacyjnych i zestawień dla właściciela/Członków Zarządu
Współpraca i utrzymywanie bardzo dobrych relacji z najemcami
Kontrola nad przestrzeganiem przez najemców zapisów umów najmu, przepisów p.poż, BHP, regulaminu centrum oraz wszelkich instrukcji dotyczących bezpieczeństwa
Reprezentacja firmy w relacjach z lokalnymi urzędami, organami kontroli i innymi instytucjami
Ścisła współpraca z Managerem Technicznym w zakresie planowania potrzeb remontowych Galerii i utrzymania technicznego
Organizowanie pracy pracownikom bezpośrednio podległym, kontrola jakości ich pracy
Inspirowanie i wdrażanie rozwiązań organizacyjnych poprawiających efektywność pracy i minimalizujących koszty
Koordynacja procesu przejęcia nieruchomości w zarządzanie
Wdrożenie procedur na nieruchomości
Koordynacja bieżących procesów związanych z zarządzaniem nieruchomościami magazynowymi
Organizacja i stały nadzór nad bieżącą konserwacją oraz pracami remontowymi i budowlanymi w magazynie
Kontrolowanie realizacji umów z usługodawcami takich usług jak: utrzymanie techniczne, ochrona, sprzątanie, dostawa mediów, wywóz odpadów komunalnych (w tym obsługa rejestru BDO)
Koordynacja pracy poszczególnych zespołów, w tym kontrola i wsparcie procesów operacyjnych, leasingowych, windykacyjnych i księgowych
Protokolarne przekazywanie i odbiór wynajmowanych powierzchni magazynowych do i od najemców
Zlecanie bieżących konserwacji, prac naprawczych oraz kontroli technicznych urządzeń zgodnie z wymogami prawa budowlanego
Prowadzenie Książki Obiektu Budowlanego oraz dokumentacji technicznej budynku
Bieżący kontakt i utrzymywanie dobrych relacji z najemcami i właścicielami nieruchomości
Nadzór nad przygotowaniem i realizacją budżetów- OPEX, CAPEX, w tym m.in nadzór nad procesem ofertowania na dostawę mediów, usług itp., planowaniem przeglądów i napraw, planowaniem prac inwestycyjnych
Koordynowanie procesów wprowadzania i aktualizowania danych dla nieruchomości w SAP
Nadzór nad przygotowywaniem miesięcznych raportów dla Klienta m.in: realizacja budżetu OPEX,CAPEX, rent roll, NOI, status zadłużenia i działania windykacyjne, także dot. zabezpieczeń umów najmu
Koordynacja procesu ustalania strategii działań operacyjnych oraz inwestycyjnych dla zarządzanych obiektów m.in: wprowadzanie optymalizacji kosztów utrzymania i funkcjonowania nieruchomości, wdrażanie rozwiązań, zwiększających atrakcyjność i wartość nieruchomości;
Wsparcie lokalnego zespołu we wszelkich pracach i zadaniach związanych z prowadzeniem biura, obsługą administracyjną, kontaktami z firmami współpracującymi
pełna, samodzielna administracja biura
korespondencja – wysyłka/odbiór/archiwizacja
drukowanie/składanie ofert i innych dokumentów
bindowanie ofert, adresowanie korespondencji
realizacja zamówień biurowych
porównywanie ofert od zewnętrznych firm
pomoc w kontakcie z serwisem IT , xero oraz AGD
prowadzenie historii korespondencji w formie formularza Excel
dbanie o dobry wizerunek firmy
podejmowanie gości w salach konferencyjnych
skanowanie dokumentów
dbanie o wewnętrzny obieg dokumentów
wsparcie działów firmy w kwestiach administracyjnych
Koordynacja procesu przejęcia nieruchomości w zarządzanie;
Wdrożenie procedur na nieruchomości
Koordynacja bieżących procesów związanych z zarządzaniem nieruchomościami magazynowymi
Organizacja i stały nadzór nad bieżącą konserwacją oraz pracami remontowymi i budowlanymi w magazynie
Kontrolowanie realizacji umów z usługodawcami takich usług jak: utrzymanie techniczne, ochrona, sprzątanie, dostawa mediów, wywóz odpadów komunalnych (w tym obsługa rejestru BDO)
Koordynacja pracy poszczególnych zespołów, w tym kontrola i wsparcie procesów operacyjnych, leasingowych, windykacyjnych i księgowych;
Protokolarne przekazywanie i odbiór wynajmowanych powierzchni magazynowych do i od najemców
Zlecanie bieżących konserwacji, prac naprawczych oraz kontroli technicznych urządzeń zgodnie z wymogami prawa budowlanego
Prowadzenie Książki Obiektu Budowlanego oraz dokumentacji technicznej budynku
Bieżący kontakt i utrzymywanie dobrych relacji z najemcami i właścicielami nieruchomości
Nadzór nad przygotowaniem i realizacją budżetów- OPEX, CAPEX, w tym m.in nadzór nad: procesem ofertowania na dostawę mediów, usług itp. planowaniem przeglądów i napraw, planowaniem prac inwestycyjnych,
Koordynowanie procesów wprowadzania i aktualizowania danych dla nieruchomości w SAP;
Nadzór nad przygotowywaniem miesięcznych raportów dla Klienta m.in: realizacja budżetu OPEX,CAPEX, rent roll, NOI, status zadłużenia i działania windykacyjne, także dot. zabezpieczeń umów najmu,
Koordynacja procesu ustalania strategii działań operacyjnych oraz inwestycyjnych dla zarządzanych obiektów m.in: wprowadzanie optymalizacji kosztów utrzymania i funkcjonowania nieruchomości wdrażanie rozwiązań, zwiększających atrakcyjność i wartość nieruchomości;