Czy macie jakieś informacje na temat pracy w tej firmie? Jak wygląda atmosfera? Czy wynagrodzenie jest dobre? Czy są jakieś benefity? Jakie są warunki pracy? Z góry dzięki!
Obsługa i koordynowanie spraw związanych z nieruchomościami Cricoteki przy ulicy Nadwiślańskiej 2-4 oraz Siennej 7/5 w charakterze administratora nieruchomości,
Nadzór nad eksploatacją, przeglądami, konserwacjami, remontami oraz nad poprawnością pracy powierzonej infrastruktury technicznej (urządzenia, instalacje, systemy techniczne);
Nadzór pracy podwykonawców oraz kontrola jakości świadczonych usług;
Podejmowanie i organizowanie interwencji awaryjnych i naprawczych w obiekcie;
Prowadzenie dokumentacji technicznej budynku i urządzeń, zapewnienie ich aktualności i kompletności (w tym Książka Obiektu Budowlanego);
Inicjowane dodatkowych prac i rozwiązań w obiekcie;
Rozliczanie opłat za media;
Nadzór nad ochroną budynku;
Prowadzenie procedur zakupowych;
Prowadzenie procedur gwarancyjnych;
Przygotowywanie sprawozdań i raportów związanych z charakterem pracy;
Rygorystyczne przestrzeganie przepisów BHP i ppoż. oraz nadzór w tym zakresie nad podwykonawcami
organizowanie, zarządzanie i nadzorowanie pracy podległego kierownikowi Działu Administracyjnego zespołów: zespół administracyjno-prawny; zespół obsługi technicznej; sekretariat; stanowisko ds. personalnych; stanowisko ds. archiwum zakładowego; stanowisko ds. informatycznych. Razem 9 pracowników
przygotowywanie i realizacja planu rzeczowo-finansowego Działu Administracyjnego;
ustalanie harmonogramu pracy podległych sobie pracowników;
nadzór nad prowadzeniem działań zapewniających ochronę osób i mienia oraz świadczenia kompleksowych usług sprzątania i utrzymania czystości;
zapewnienie właściwej organizacji pracy pracowników Cricoteki oraz niezbędnego wyposażenia technicznego, w tym informatycznego;
nadzór nad prowadzeniem spraw pracowniczych i socjalnych, procesów rekrutacji, polityki doskonalenia zawodowego, planem szkoleń; planowaniem i koordynowaniem wolontariatu, praktyk studenckich, staży;
nadzór nad obsługą prawną świadczoną przez zewnętrzną kancelarię radcach prawnych;
prawidłowe wykonanie i rozliczanie umów realizowanych w ramach zadań Działu Administracyjnego;
odpowiedzialność za prawidłowy obieg korespondencji i dokumentów księgowych w zakresie zadań przypisanych Działowi Administracji;
aktualizacja przepisów przeciwpożarowych, stanu bezpieczeństwa i higieny pracy oraz nadzór nad ich przestrzeganiem;
zapewnienie bezpieczeństwa informacji oraz funkcjonowania obiegu informacji niejawnych i nadzór nad jego przestrzeganiem;
opracowywanie pod względem formalno-prawnym aktów prawa wewnętrznego, zarządzeń, komunikatów, regulaminów i instrukcji regulujących działalność
gospodarczo-administracyjną Cricoteki;
nadzór nad realizacją zaopatrzenia i prowadzeniem gospodarki środkami trwałymi, przedmiotami i materiałami stanowiącymi własność Cricoteki;
przygotowywanie i przeprowadzanie od strony formalno-prawnej postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, co do których ma/nie ma zastosowanie ustawa Prawo zamówień publicznych przy udziale kancelarii prawnej i na podstawie specyfikacji przygotowanej przez pracowników; prowadzenie dokumentacji postępowań o udzielenie zamówienia publicznego;
opracowywanie Planu zamówień publicznych zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych oraz sporządzanie sprawozdania z zakresu przeprowadzonych postępowań o udzielenie zamówień publicznych;
prowadzenie Rejestru przeprowadzonych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego w danym roku budżetowym;
akceptowanie faktur i rachunków z zakresu zadań przypisanych Działowi Administracji, po ich uprzednim sprawdzeniu i opisaniu pod względem formalnym i merytorycznym przez odpowiedzialnych pracowników/osoby;
opracowywanie planów i sprawozdań z zakresu zadań Działu;
współpraca z organami kontroli w zakresie zadań przypisanych Działowi Administracyjnemu;
prowadzenie kontroli wewnętrznej w Cricotece;
współpraca z firmami zewnętrznymi w zakresie pozyskiwania środków unijnych i innych zewnętrznych źródeł finansowania dla działań Działu Administracyjnego, w tym poszukiwanie programów, opracowywanie projektów oraz przygotowywanie wniosków i udział w tych projektach w charakterze wynikającym z zakresu obowiązków związanych z zajmowanym stanowiskiem;
• obsługiwanie połączeń telefonicznych (numer główny CRICOTEKI);
• obsługiwanie ogólnej skrzynki cricoteka@cricoteka.pl poprzez przyjmowanie / wysyłkę poczty
elektronicznej, jej dystrybucję do pracowników Cricoteki, zgodnie z dekretacją Dyrektora;
• przyjmowanie poczty, prowadzenie ewidencji, monitorowanie poczty przychodzącej
i wychodzącej, dystrybucja zgodnie z dekretacją Dyrektora;
• redagowanie pism, drukowanie, kopiowanie i kompletowanie dokumentów, ich archiwizacja zgodnie z obowiązującą instrukcją kancelaryjną;
• przyjmowanie na dzienniku podawczym dokumentów finansowych (faktury, rachunki itp.) i ich dystrybucja do odpowiednich osób / pracowników Cricoteki;
• organizowanie wizyt gości Dyrektora polskich oraz zagranicznych w Cricotece;
• przygotowywanie pism wychodzących z Cricoteki również w języku angielskim;
• prowadzenie i redagowanie Biuletynu Informacji Publicznej Cricoteki (dalej: BIP):
a) zamieszczanie ogłoszeń w BIP,
b) uzupełnianie informacji strony podmiotowej BIP Cricoteki w zakresie wymaganych przepisami prawa informacji, po dokonaniu konsultacji w tym zakresie z Kierownikiem Działu Administracyjnego oraz informacji brakujących w zakładkach BIP Cricoteki,
c) dbanie o aktualność informacji zamieszczonych w BIP,
d) monitorowanie wpływających do Pracodawcy wniosków dotyczących udostępnienia informacji publicznej, w tym w zakresie dotyczącym treści zamieszczonych w BIP,
e) przygotowywane projektów odpowiedzi na wnioski dotyczące udostępnienia informacji publicznej wpływających do Pracodawcy w zakresie dotyczącym treści zamieszczonych w BIP,
• prowadzenie ePUAP CRC (dalej: ePUAP):
a) wysyłanie, przyjmowanie pism poprzez ePUAP za pośrednictwem swojego osobistego profilu zaufanego,
b) monitorowanie skrzynki odbiorczej, nadawczej ePUAP,
c) dbanie o prawidłowość wprowadzenia adresów podmiotów do których kierowane są pisma poprzez ePUAP,
d) monitorowanie wpływających do Pracodawcy wniosków dotyczących udostępnienia informacji publicznej
Zadania związane z organizacją pracy Dyrektora i Zastępcy Dyrektora
• wsparcie organizacyjne spotkań;
• organizacja podróży służbowych;
• przygotowywanie prezentacji i wystąpień;
• przygotowywanie notatek z zebrań z udziałem Dyrektora / Zastępcy Dyrektora;
• prowadzenie kalendarza Dyrektora i Zastępcy Dyrektora
Prowadzenie rejestrów w wersjach papierowych i elektronicznych m.in
• obiegu pism przychodzących i wychodzących;
• wniosków o zamówienie publiczne;
• umów;
• faktur i rachunków;
• pieczątek, innych dokumentów
Zadania związane z organizacją pracy instytucji i pracowników
• dystrybucja do pracowników Cricoteki zarządzeń, komunikatów, pism okólnych;
• zakup biletów (pociąg, samolot itp.) związanych z organizacją podróży służbowych;
• aktualizacja bazy oraz wysyłanie zaproszeń kierowanych z instytucji drogą mailową i pocztą tradycyjną;
• przygotowywanie planów i sprawozdań z działalności Cricoteki w oparciu o otrzymane merytoryczne materiały, pozyskanie ich, ich korekta i redakcja;
• organizacja i obsługa posiedzeń Rady Programowej instytucji, sporządzanie sprawozdań
z obrad
Zadania związane z organizacją pracy biura
• dbałość o porządek w biurze i pomieszczeniu socjalnym - poza usługami sprzątania;
• kontrolowanie stanu materiałów biurowych oraz ich zamawianie;
• dokonywanie zakupów i zaopatrywanie biura w artykuły spożywcze;
• serwowanie poczęstunku dla gości / kontrahentów Cricoteki;
• organizacja cateringu w czasie spotkań Dyrektora lub Zastępcy Dyrektora
Zadania związane z prowadzeniem sekretariatu:
-obsługiwanie połączeń telefonicznych (numer główny CRICOTEKI)
-obsługiwanie ogólnej skrzynki cricoteka@cricoteka.pl poprzez przyjmowanie / wysyłkę poczty
elektronicznej
jej dystrybucję do pracowników Cricoteki
zgodnie z dekretacją Dyrektora
-przyjmowanie poczty
prowadzenie ewidencji
monitorowanie poczty przychodzącej
i wychodzącej
dystrybucja zgodnie z dekretacją Dyrektora
-redagowanie pism
drukowanie
kopiowanie i kompletowanie dokumentów
ich archiwizacja zgodnie z obowiązującą instrukcją kancelaryjną
-przyjmowanie na dzienniku podawczym dokumentów finansowych (faktury
rachunki itp.) i ich dystrybucja do odpowiednich osób / pracowników Cricoteki
-organizowanie wizyt gości Dyrektora polskich oraz zagranicznych w Cricotece
-przygotowywanie pism wychodzących z Cricoteki również w języku angielskim
-prowadzenie i redagowanie Biuletynu Informacji Publicznej Cricoteki (dalej: BIP):
a) zamieszczanie ogłoszeń w BIP
b) uzupełnianie informacji strony podmiotowej BIP Cricoteki w zakresie wymaganych przepisami prawa informacji
po dokonaniu konsultacji w tym zakresie z Kierownikiem Działu Administracyjnego oraz informacji brakujących w zakładkach BIP Cricoteki
c) dbanie o aktualność informacji zamieszczonych w BIP
d) monitorowanie wpływających do Pracodawcy wniosków dotyczących udostępnienia informacji publicznej
w tym w zakresie dotyczącym treści zamieszczonych w BIP
e) przygotowywane projektów odpowiedzi na wnioski dotyczące udostępnienia informacji publicznej wpływających do Pracodawcy w zakresie dotyczącym treści zamieszczonych w BIP
prowadzenie ePUAP CRC (dalej: ePUAP):
a) wysyłanie
przyjmowanie pism poprzez ePUAP za pośrednictwem swojego osobistego profilu zaufanego
b) monitorowanie skrzynki odbiorczej
nadawczej ePUAP
c) dbanie o prawidłowość wprowadzenia adresów podmiotów do których kierowane są pisma poprzez ePUAP
d) monitorowanie wpływających do Pracodawcy wniosków dotyczących udostępnienia informacji publicznej.
Zadania związane z organizacją pracy Dyrektora i Zastępcy Dyrektora
- wsparcie organizacyjne spotkań
- organizacja podróży służbowych
Pracodawca jest również zainteresowany zatrudnieniem uchodźców
instalacja, konfiguracja sprzętu i oprogramowania komputerowego, urządzeń peryferyjnych i mobilnych,
serwis sprzętu komputerowego,
świadczenie bezpośredniego oraz zdalnego wsparcia technicznego użytkownikom w zakresie oprogramowania systemowego, użytkowego oraz sprzętu komputerowego i urządzeń peryferyjnych,
koordynacja i nadzór nad realizacją prac zleconych do firm zewnętrznych (outsourcing IT),
inwentaryzacja sprzętu i oprogramowania komputerowego,
wyznaczanie kierunków rozwoju środowiska informatycznego, działających w nim usług i systemów,
realizacja planów zakupowych sprzętu i oprogramowania, w tym przygotowywanie specyfikacji technicznych sprzętu i oprogramowania do zakupu,