Czy macie jakieś informacje na temat pracy w tej firmie? Jak wygląda atmosfera? Czy wynagrodzenie jest dobre? Czy są jakieś benefity? Jakie są warunki pracy? Z góry dzięki!
Uzupełnianie i archiwizacja dokumentów, prowadzenie porządku w dokumentacji
Pomoc w zakresie kontaktu z firmami zewnętrznymi, koordynowanie spraw biurowych, koordynacja dokumentacji administracyjnej, przygotowywanie pism, aneksów umów, pełnomocnictw
Administracyjne wsparcie pracowników działu – logistyka wyjazdów, działania operacyjne, organizacja biura, umawianie spotkań, obsługa korespondencji, itp
Przygotowywanie prezentacji i raportów wg. potrzeb działu w j. polskim i angielskim
Działanie związane z obsługą gości, koordynacją funkcjonowania działu, itp
Procurement Expert - Manager (m/f) – real estate fund
Warszawa
Wygasła: 12.04.2024
full-time
umowa o pracę
full office work
hybrid work
manager / supervisor, team manager
Obowiązki:
Conducting tenders in line with the Procurement Procedures and according to the current strategies of the company
Receiving procurement requests from the internal customers and prepare the acquisition process, establishing the Rfx package (timing, selection criteria, sourcing project team, suppliers list, etc.)
Develops, implements, and improves sourcing strategy for specific categories
Generates cost reduction and cost avoidance out of defined sourcing strategies
Leading negotiation session with suppliers using customized tactics, to ensure cost-effective purchasing of required goods and services
Drives continuous improvement in QCD (Quality, Cost, Delivery) of procurement product or services in alignment with the respective category strategies
Manages and optimize supplier performance in terms of increasing provided service level and reduction of total cost of ownership (TCO)
Creates and maintains mutually beneficial long-term partnerships with suppliers to foster feedback and continuous improvement through adequate performance management tools for assigned categories
Actively manages contracts within the respective category
Creates and reviews Master Agreements and other type of contracts
Proactively tracks expiring contracts and plans/initiates re-negotiations prior to expiration
Actively collaborates with Group’s internal departments
Drives world-class performance from supply base
Negotiates, prepares, and finalizes contracts and agreements for assigned categories with legal support
Zapewnienie wsparcia administracyjnego w zakresie procedur w obszarach akwizycji, najmu i budowy lub przebudowy/rozbudowy nieruchomości komercyjnych w tym z zakresu służebności i umów infrastrukturalnych
Codzienna współpraca z zewnętrznymi kancelariami prawniczymi
Zapewnienie wsparcia dla całej organizacji, szczególnie przy:
procesie nabywania gruntów komercyjnych (transakcje dotyczące aktywów i udziałów, due diligence, dokumentacja transakcyjna),
procesie formalnym związanym z m.in. służebnościami, wyłączaniu z produkcji rolnej, przekształcaniu gruntów, zaświadczenia podatkowe, weryfikowanie dokumentów, itp
procesie negocjowania umów z generalnymi wykonawcami, podwykonawcami, firmami fit-outowymi, itp
Dzielenie się wiedzą i uzyskiwanie odpowiedniej wiedzy fachowej z rynku
Zarządzanie już podpisanymi umowami z generalnym wykonawcą oraz biurami projektowymi w porozumieniu z innymi działami firmy i zewnętrznymi kancelariami prawnymi
Praca w interdyscyplinarnym zespole z osobami z działów budownictwa, ochrony środowiska, finansów i innych
Project Documentation Coordinator / Koordynator/ka Dokumentacji Projektu
Warszawa
Wygasła: 09.03.2024
pełny etat
umowa o pracę
kontrakt B2B
praca stacjonarna
praca hybrydowa
starszy specjalista (Senior), ekspert
Obowiązki:
Przygotowywanie prezentacji i raportów wg. potrzeb działu w j. polskim i angielskim
Uzupełnianie i archiwizacja dokumentów, prowadzenie porządku w dokumentacji, współpraca z działem księgowym oraz działem technicznym
Koordynowanie dokumentacji dotyczącej całego procesu inwestycyjnego: planowanych nieruchomości, współpracy z pracowniami architektonicznymi, urzędami, generalnym wykonawcą, podwykonawcami, itp
Pomoc w zakresie kontaktu z urzędami, koordynacja dokumentacji administracyjnej, pełnomocnictw
Tworzenie i wdrażanie strategii marketingowej (online oraz offline), w tym opracowanie planu marketingowego i komunikacyjnego dla funkcjonującego centrum handlowego
Współpraca z międzynarodowym zespołem odnośnie implementacji międzynarodowej strategii komunikacji dla grupy centrów będących w tej samej kategorii oraz wdrażanie korporacyjnych narzędzi i rozwiązań marketingowych
Prowadzenie na pozycji lidera uzgodnionych projektów odnoszących się do całego portfela nieruchomości w Polsce oraz projektów międzynarodowych
Tworzenie i zarządzanie budżetem marketingowym, mających na celu realizację wyznaczonych KPI
Regularna analiza informacji rynkowych, badanie trendów, tworzenie i realizacja badań dotyczących zachowań konsumentów/klientów centrum
Rozwijanie i koordynowanie wszystkich lokalnych działań i wydarzeń, związanych
z prowadzeniem obiektu
Zarządzanie bazą danych i rozwijanie programów lojalnościowych
Współpraca z zewnętrznymi firmami PR oraz z agencją kreatywną
Wzmacnianie stosunków zewnętrznych i promowanie firmy w regionie
Ścisła współpraca z zespołem administracji centrum oraz zespołem marketingowym realizującym zadania w całym portfelu nieruchomości: umiejętność efektywnej komunikacji i transferu wiedzy, motywowania i rozwijania talentów w ramach zespołu
The employed candidate will be responsible for comprehensive financial management and group reporting regarding selected assets in Poland and the European region
Preparing and control of annual budgets and quarterly forecasts
Preparing group reporting packages in accordance with IFRS
Ongoing support and supervision over accounting department, including statutory and group audits
Cash flow management, responsible for bank reporting
Supporting investment properties valuation process, cost control over development projects
Designing and implementation of tools/processes for efficient financial and operational reporting
Company representation with banks, appraisers, auditors and other entities
Przygotowywanie i negocjacje załączników technicznych zgodnie ze specyfikacją obiektów/powierzchni
Negocjacje umów z podwykonawcami prac fit-out
Koordynowanie projektów wykańczania i adaptacji lokali handlowych dla najemców, zarządzanie ekipami wykonawców i podwykonawców z ramienia właściciela budynków
Doradztwo w przygotowywaniu budżetów Capex, kalkulacja prac fit-out
Przygotowywanie oraz analiza przetargów związanych z pracami Capex, oraz serwisami FM
Ustalanie specyfikacji technicznych, doradztwo w procesie realizacji prac Capex
Ocena statusu dokumentacji związanej z działalnością najemców
Analiza wszystkich kosztów utrzymania obiektu
Doradztwo w przygotowaniu budżetów związanych z utrzymaniem technicznym/operacyjnym obiektów
Doradztwo w organizacji procesu usuwania usterek, procesach remontowych i konserwacyjnych
Codzienna współpraca na linii najemca-wykonawca
Nadzorowanie projektów, ich zaawansowania, etapów, terminów ukończenia
Współpraca z innymi osobami z różnych działów, m.in. administracji, technicznych, prawnych, finansowych, operacyjnych, itp
Zarządzanie obiegiem dokumentacji projektów, umów, pism, również takich jak pełnomocnictwa, dokumenty spółek celowych
bezpośredni nadzór nad realizacją robót instalacyjnych w oparciu o wymagania kontraktu, dokumentację techniczną, harmonogramy oraz normy jakości we współpracy z kierownikiem kontraktu,
koordynacja robót w zakresie instalacji elektrycznych i teletechnicznych,
analiza i optymalizacja projektów przetargowych, budowlanych, wykonawczych,
uzgadnianie projektów z Zamawiającym,
stałe monitorowanie rynku dostawców produktów i usług,
przygotowywanie ofert, analiza cenowa oraz negocjacje z podwykonawcami,
opracowywanie kosztorysów branżowych w zakresie instalacji,
rozliczanie robót instalacyjnych z zamawiającym i podwykonawcami
creation and implementation of cross-divisional standards and practices in the field of communication and daily cooperation for almost few different departments (service, operations, rentals, finance, etc.),
ability to implement change management in the company and build team’s awareness of the data-driven company approach – working with data analysis, suggesting adjustments based on data, working with KPIs and other performance measurement methods to maximize both the results and costs management,
close cooperation with IT department to create and implement tools leading to cost optimization in short- and long-term plans,
daily team management – managers of departments, white- and blue-collar employees,
reporting and daily cooperation with the Board Members and CEO,
Przygotowywanie i negocjacje załączników technicznych zgodnie ze specyfikacją obiektów/powierzchni
Negocjacje umów z podwykonawcami prac fit-out
Koordynowanie projektów wykańczania i adaptacji lokali handlowych dla najemców, zarządzanie ekipami wykonawców i podwykonawców z ramienia właściciela budynków
Codzienna współpraca na linii najemca-wykonawca
Nadzorowanie projektów, ich zaawansowania, etapów, terminów ukończenia
Współpraca z innymi osobami z różnych działów, m.in. administracji, technicznych, prawnych, finansowych, operacyjnych, itp
Zarządzanie obiegiem dokumentacji projektów, umów, pism, również takich jak pełnomocnictwa, dokumenty spółek celowych
Zarządzanie obszarami hotelowymi i restauracją oraz codzienne zarządzanie zespołem (m.in. kierownik restauracji, kierownik hotelu, personel sprzątający, recepcja, itp.)
Tworzenie planów marketingowych i sprzedażowych dla hotelu, w tym P&L, prognoz i budżetowania wraz z Zarządem
Planowanie i prowadzenie działań sprzedażowych, cross-selling
Dalszy rozwój oferty, pozyskiwanie klientów eventowych, konferencyjnych i biznesowych
Pozyskiwanie i obsługa klientów w zakresie organizacji noclegów, imprez, konferencji, itp
Zarządzanie i kontrola nad finansami hotelu we współpracy z księgowością
Monitorowanie i nadzorowanie działań menedżerów i ich wyników
Nadzór nad utrzymaniem standardów obsługi gości, usług, urządzeń i udogodnień
Współtworzenie polityki cenowej i sprawne zarządzanie poprzez m.in. KPI
Nadzór nad systemem rezerwacyjnym, współpraca z zewnętrznymi dostawcami usług (booking.com itp.)
Monitorowanie obsługi i opinii klientów (portale rezerwacyjne, mapy google, media społecznościowe)
Przygotowywanie raportów dla Zarządu i Właścicieli
Zapewnienie wsparcia w profesjonalnej obsłudze w zakresie prawa w obszarach umów związanych z generalnym wykonawstwem, budowy lub przebudowy/rozbudowy nieruchomości komercyjnych
Utrzymywanie zgodności korporacyjnej z wewnętrznymi procedurami i politykami
Zapewnienie wsparcia działu prawnego dla całej organizacji, szczególnie w zakresie procesów negocjowania umów z inwestorami, podwykonawcami, firmami wykańczającymi przestrzenie (fit-out), itp
Wsparcie w codziennych pracach administracyjno – biurowych, dokumentacyjnych
Współpraca z innymi działami tj. księgowość, HR, administracja, itp
Kontakt z zewnętrznymi urzędami, sądami, kancelariami, itp
Dzielenie się wiedzą i uzyskiwanie odpowiedniej wiedzy fachowej z rynku
bezpośredni nadzór nad realizacją robót instalacyjnych w oparciu o wymagania kontraktu, dokumentację techniczną, harmonogramy oraz normy jakości we współpracy z kierownikiem kontraktu,
koordynacja robót w zakresie instalacji elektrycznych i teletechnicznych,
analiza i optymalizacja projektów przetargowych, budowlanych, wykonawczych,
uzgadnianie projektów z Zamawiającym,
stałe monitorowanie rynku dostawców produktów i usług,
przygotowywanie ofert, analiza cenowa oraz negocjacje z podwykonawcami,
opracowywanie kosztorysów branżowych w zakresie instalacji,
rozliczanie robót instalacyjnych z zamawiającym i podwykonawcami
Tworzenie i zarządzanie strategią marketingową firmy z uwzględnieniem celów biznesowych spółki. Planowanie i zarządzanie budżetem marketingowym, w celu jak najbardziej efektywnego alokowania środków, tworzenie okresowych prognoz, monitorowanie wydatków i raportów budżetowych
Budowanie świadomości marki na rynku, dbanie o pozytywną opinię marki w oczach klientów
Realizowanie szeroko rozumianych działań marketingowych, w tym planowanie, koordynowanie i wdrażanie kampanii reklamowych online i offline, tworzenie treści reklamowych, materiałów promocyjnych i kreatywnych strategii reklamowych, zarządzanie stroną internetową, koordynowanie prowadzenia działań w mediach społecznościowych i monitorowanie ich skuteczności, organizowanie wydarzeń i promocji mających na celu pozyskanie i utrzymanie klientów
Koordynowanie współpracy z zewnętrznymi firmami w zakresie monitorowania kampanii reklamowych w GoogleAds oraz innych platform reklamowych
Śledzenie wyników działań marketingowych, zbieranie danych i analiza wskaźników wydajności, opracowywanie raportów i przedstawianie Zarządowi rekomendacji
Monitorowanie konkurencji w zakresie prowadzonych działań marketingowych i trendów rynkowych w branży nieruchomości
Organizowanie wydarzeń i promocji mających na celu pozyskanie i utrzymanie klientów, współpraca z działem sprzedaży w procesie pozyskiwania nowych klientów
Odpowiedzialność za zarządzanie projektem od początku procesu przygotowania budowy do końcowych etapów budowy i przekazania obiektu inwestorowi/deweloperowi
Nadzór nad podwykonawcami i codzienna koordynacja ich pracy
Codzienna współpraca ze wszystkimi działami firmy, zarządzanie zespołami podwykonawców oraz zespołem własnym, w tym m.in. kierownikiem budowy, inżynierami budowy, itp
Zarządzanie całym projektem od strony budżetowej i harmonogramu oraz kontrola przepływów pieniężnych (cash flow)
Raportowanie postępów z realizacji inwestycji do Dyrektora Działu Technicznego
Odpowiedzialność za terminowe zakończenie kontraktu
Tworzenie i wdrażanie strategii marketingowej (online oraz offline), w tym opracowanie planu marketingowego i komunikacyjnego dla funkcjonującego centrum handlowego
Współpraca z międzynarodowym zespołem odnośnie implementacji międzynarodowej strategii komunikacji dla grupy centrów będących w tej samej kategorii oraz wdrażanie korporacyjnych narzędzi i rozwiązań marketingowych
Prowadzenie na pozycji lidera uzgodnionych projektów odnoszących się do całego portfela nieruchomości w Polsce oraz projektów międzynarodowych
Tworzenie i zarządzanie budżetem marketingowym, mających na celu realizację wyznaczonych KPI
Regularna analiza informacji rynkowych, badanie trendów, tworzenie i realizacja badań dotyczących zachowań konsumentów/klientów centrum
Rozwijanie i koordynowanie wszystkich lokalnych działań i wydarzeń, związanych
z prowadzeniem obiektu
Zarządzanie bazą danych i rozwijanie programów lojalnościowych
Współpraca z zewnętrznymi firmami PR oraz z agencją kreatywną
Raportowanie do Dyrektora ds. Marketingu oraz Dyrektor Centrum
Wzmacnianie stosunków zewnętrznych i promowanie firmy w regionie
Ścisła współpraca z zespołem administracji centrum oraz zespołem marketingowym realizującym zadania w całym portfelu nieruchomości: umiejętność efektywnej komunikacji i transferu wiedzy, motywowania i rozwijania talentów w ramach zespołu
Odpowiedzialność za zarządzanie projektem od początku procesu przygotowania budowy do końcowych etapów budowy i przekazania obiektu inwestorowi/deweloperowi
Nadzór nad podwykonawcami i codzienna koordynacja ich pracy
Codzienna współpraca ze wszystkimi działami firmy, zarządzanie zespołami podwykonawców oraz zespołem własnym, w tym m.in. kierownikiem budowy, inżynierami budowy, itp
Zarządzanie całym projektem od strony budżetowej i harmonogramu oraz kontrola przepływów pieniężnych (cash flow)
Raportowanie postępów z realizacji inwestycji do Dyrektora Działu Technicznego
Odpowiedzialność za terminowe zakończenie kontraktu
Tworzenie i zarządzanie strategią marketingową firmy z uwzględnieniem celów biznesowych spółki. Planowanie i zarządzanie budżetem marketingowym, w celu jak najbardziej efektywnego alokowania środków, tworzenie okresowych prognoz, monitorowanie wydatków i raportów budżetowych
Budowanie świadomości marki na rynku, dbanie o pozytywną opinię marki w oczach klientów
Realizowanie szeroko rozumianych działań marketingowych, w tym planowanie, koordynowanie i wdrażanie kampanii reklamowych online i offline, tworzenie treści reklamowych, materiałów promocyjnych i kreatywnych strategii reklamowych, zarządzanie stroną internetową, koordynowanie prowadzenia działań w mediach społecznościowych i monitorowanie ich skuteczności, organizowanie wydarzeń i promocji mających na celu pozyskanie i utrzymanie klientów
Koordynowanie współpracy z zewnętrznymi firmami w zakresie monitorowania kampanii reklamowych w GoogleAds oraz innych platform reklamowych
Śledzenie wyników działań marketingowych, zbieranie danych i analiza wskaźników wydajności, opracowywanie raportów i przedstawianie Zarządowi rekomendacji
Monitorowanie konkurencji w zakresie prowadzonych działań marketingowych i trendów rynkowych w branży nieruchomości
Organizowanie wydarzeń i promocji mających na celu pozyskanie i utrzymanie klientów, współpraca z działem sprzedaży w procesie pozyskiwania nowych klientów
Assisting Supervisory Board Member and Finance Manager with daily tasks such as: calendar organizing, management of meetings, ad hoc things-to-do, financial related tasks and more
Organizing business matters, travels, bookings (flights, cars, hotels)
Assisting in emergency/ad hoc situations
Translations of documents: Polish – English – Polish
Securing efficient documentation flow within organization
Taking care of guests at the office – welcoming and assisting them with drinks, etc
Working time 9-17 Monday to Friday at the super comfortable office in the city center
Business development role in the field of apartments sale, both premium and popular segments
Lead the project “from A to Z” including all its aspects (presentation, reservations, pre-purchase agreements, architectural coordination, final agreement preparation, notary check, payments, etc.)
Assisting clients at all steps and procedures
Creating offers, documents, visualizations, etc
Working closely with department’s Manager
Negotiating with clients, keeping them always in the centre of communication
Ensuring completeness of all required documentation
Przygotowywanie rozliczenia service charge – współpraca z najemcami z branży retail
Raportowanie na potrzeby działów asset managment oraz najemców (OPEX/CAPEX/MAREX)
Udział w procesie budżetowania, przygotowywanie analiz porównawczych i rentowności obiektów handlowych
Wsparcie w procesie przygotowania dokumentacji do wycen nieruchomości oraz dla celów audytu finansowego
Wykonywanie predykcji na przychodach
Udział w sporządzaniu kalkulacji nad czynszami od obrotu, w tym analiza obrotów najemców oraz obliczanie wskaźników OCR / RSR
Przygotowywanie analiz i prognoz finansowych do działu księgowości (kontrola liniowości przychodów, przygotowanie rezerw OPEX i CAPEX przy wsparciu Property Managerów)
Weryfikacja faktur CAPEXowych (kompletność i prawidłowość załączonej do systemu dokumentacji)
Zarządzanie obszarami hotelowymi i restauracją oraz codzienne zarządzanie zespołem (m.in. kierownik restauracji, kierownik hotelu, personel sprzątający, recepcja, itp.)
Tworzenie planów marketingowych i sprzedażowych dla hotelu, w tym P&L, prognoz i budżetowania wraz z Zarządem
Planowanie i prowadzenie działań sprzedażowych, cross-selling
Dalszy rozwój oferty, pozyskiwanie klientów eventowych, konferencyjnych i biznesowych
Pozyskiwanie i obsługa klientów w zakresie organizacji noclegów, imprez, konferencji, itp
Zarządzanie i kontrola nad finansami hotelu we współpracy z księgowością
Monitorowanie i nadzorowanie działań menedżerów i ich wyników
Nadzór nad utrzymaniem standardów obsługi gości, usług, urządzeń i udogodnień
Współtworzenie polityki cenowej i sprawne zarządzanie poprzez m.in. KPI
Nadzór nad systemem rezerwacyjnym, współpraca z zewnętrznymi dostawcami usług (booking.com itp.)
Monitorowanie obsługi i opinii klientów (portale rezerwacyjne, mapy google, media społecznościowe)
Przygotowywanie raportów dla Zarządu i Właścicieli
Obsługa kadrowa pracowników, w tym przygotowywanie umów, aneksów, wypowiedzeń, cyklicznych raportów oraz wystawianie zaświadczeń
Przygotowywanie danych do listy płac i naliczanie premii
Wprowadzanie informacji do systemu dotyczących urlopów, PPK i innych świadczeń
Aktualizacja oraz koordynacja dokumentacji związanej z działem kadr oraz obsługą płac
Wsparcie w zarządzaniu narzędziami i systemami HR
Zarządzanie platformami i systemami związanymi z benefitami pracowniczymi
Pomoc w procesie rekrutacji, w tym poszukiwanie kandydatów, przeprowadzanie preselekcji, organizacja spotkań rekrutacyjnych oraz prowadzenie procesów on-boardingowych
Organizacja szkoleń oraz programów rozwoju pracowników
Współpraca z zespołem HR w różnych projektach z obszaru zarządzania zasobami ludzkimi
Aktywne gromadzenie i koordynowanie obiegu dokumentacji prowadzonych w firmie projektów
Koordynowanie uzyskiwania dokumentacji dotyczącej całego procesu inwestycyjnego: nabywania gruntów pod budowę magazynów i obiektów logistyczno – produkcyjnych, planowanych nieruchomości, współpracy z pracowniami architektonicznymi, urzędami, generalnym wykonawcą, podwykonawcami, itp
Koordynowanie procesów związanych z przyłączami mediów, uzyskiwania MPZP, WZ, pozwolenia na budowę, decyzji środowiskowych, itp
Kontakt z odpowiednimi urzędami, władzami lokalnymi, sądami, prawnikami
Współpraca m.in. z działami: prawnym, technicznym i budowlanym w zakresie realizacji inwestycji
Management of the general ledger for the property and management companies;
Production of monthly, quarterly and annual reports for management reporting, reporting to Group and other reporting and compliance obligations including assisting with the annual audit process;
Closing of accounting/reporting periods and balance sheet reconciliations;
Preparation of VAT returns;
Providing oversight and support as required with supplier payments and supplier settlement reconciliations;
Providing support as required with accounts receivable and accounts payable activities;
Working as part of a team to support other finance tasks as needed, including with cash management, budgeting, reporting, tax filings, finance administration and other activities required to ensure timely and accurate reporting and smooth running of finance operations
Management of the general ledger for the property and management companies;
Production of monthly, quarterly and annual reports for management reporting, reporting to Group and other reporting and compliance obligations including assisting with the annual audit process;
Closing of accounting/reporting periods and balance sheet reconciliations;
Preparation of VAT returns;
Providing oversight and support as required with supplier payments and supplier settlement reconciliations;
Providing support as required with accounts receivable and accounts payable activities;
Working as part of a team to support other finance tasks as needed, including with cash management, budgeting, reporting, tax filings, finance administration and other activities required to ensure timely and accurate reporting and smooth running of finance operations
Management of the general ledger for the property and management companies;
Production of monthly, quarterly and annual reports for management reporting, reporting to Group and other reporting and compliance obligations including assisting with the annual audit process;
Closing of accounting/reporting periods and balance sheet reconciliations;
Preparation of VAT returns;
Providing oversight and support as required with supplier payments and supplier settlement reconciliations;
Providing support as required with accounts receivable and accounts payable activities;
Working as part of a team to support other finance tasks as needed, including with cash management, budgeting, reporting, tax filings, finance administration and other activities required to ensure timely and accurate reporting and smooth running of finance operations
Management of the general ledger for the property and management companies;
Production of monthly, quarterly and annual reports for management reporting, reporting to Group and other reporting and compliance obligations including assisting with the annual audit process;
Closing of accounting/reporting periods and balance sheet reconciliations;
Preparation of VAT returns;
Providing oversight and support as required with supplier payments and supplier settlement reconciliations;
Providing support as required with accounts receivable and accounts payable activities;
Working as part of a team to support other finance tasks as needed, including with cash management, budgeting, reporting, tax filings, finance administration and other activities required to ensure timely and accurate reporting and smooth running of finance operations
Management of the general ledger for the property and management companies;
Production of monthly, quarterly and annual reports for management reporting, reporting to Group and other reporting and compliance obligations including assisting with the annual audit process;
Closing of accounting/reporting periods and balance sheet reconciliations;
Preparation of VAT returns;
Providing oversight and support as required with supplier payments and supplier settlement reconciliations;
Providing support as required with accounts receivable and accounts payable activities;
Working as part of a team to support other finance tasks as needed, including with cash management, budgeting, reporting, tax filings, finance administration and other activities required to ensure timely and accurate reporting and smooth running of finance operations
Management of the general ledger for the property and management companies;
Production of monthly, quarterly and annual reports for management reporting, reporting to Group and other reporting and compliance obligations including assisting with the annual audit process;
Closing of accounting/reporting periods and balance sheet reconciliations;
Preparation of VAT returns;
Providing oversight and support as required with supplier payments and supplier settlement reconciliations;
Providing support as required with accounts receivable and accounts payable activities;
Working as part of a team to support other finance tasks as needed, including with cash management, budgeting, reporting, tax filings, finance administration and other activities required to ensure timely and accurate reporting and smooth running of finance operations
Management of the general ledger for the property and management companies;
Production of monthly, quarterly and annual reports for management reporting, reporting to Group and other reporting and compliance obligations including assisting with the annual audit process;
Closing of accounting/reporting periods and balance sheet reconciliations;
Preparation of VAT returns;
Providing oversight and support as required with supplier payments and supplier settlement reconciliations;
Providing support as required with accounts receivable and accounts payable activities;
Working as part of a team to support other finance tasks as needed, including with cash management, budgeting, reporting, tax filings, finance administration and other activities required to ensure timely and accurate reporting and smooth running of finance operations
Management of the general ledger for the property and management companies;
Production of monthly, quarterly and annual reports for management reporting, reporting to Group and other reporting and compliance obligations including assisting with the annual audit process;
Closing of accounting/reporting periods and balance sheet reconciliations;
Preparation of VAT returns;
Providing oversight and support as required with supplier payments and supplier settlement reconciliations;
Providing support as required with accounts receivable and accounts payable activities;
Working as part of a team to support other finance tasks as needed, including with cash management, budgeting, reporting, tax filings, finance administration and other activities required to ensure timely and accurate reporting and smooth running of finance operations
Management of the general ledger for the property and management companies;
Production of monthly, quarterly and annual reports for management reporting, reporting to Group and other reporting and compliance obligations including assisting with the annual audit process;
Closing of accounting/reporting periods and balance sheet reconciliations;
Preparation of VAT returns;
Providing oversight and support as required with supplier payments and supplier settlement reconciliations;
Providing support as required with accounts receivable and accounts payable activities;
Working as part of a team to support other finance tasks as needed, including with cash management, budgeting, reporting, tax filings, finance administration and other activities required to ensure timely and accurate reporting and smooth running of finance operations
Management of the general ledger for the property and management companies;
Production of monthly, quarterly and annual reports for management reporting, reporting to Group and other reporting and compliance obligations including assisting with the annual audit process;
Closing of accounting/reporting periods and balance sheet reconciliations;
Preparation of VAT returns;
Providing oversight and support as required with supplier payments and supplier settlement reconciliations;
Providing support as required with accounts receivable and accounts payable activities;
Working as part of a team to support other finance tasks as needed, including with cash management, budgeting, reporting, tax filings, finance administration and other activities required to ensure timely and accurate reporting and smooth running of finance operations
Management of the general ledger for the property and management companies;
Production of monthly, quarterly and annual reports for management reporting, reporting to Group and other reporting and compliance obligations including assisting with the annual audit process;
Closing of accounting/reporting periods and balance sheet reconciliations;
Preparation of VAT returns;
Providing oversight and support as required with supplier payments and supplier settlement reconciliations;
Providing support as required with accounts receivable and accounts payable activities;
Working as part of a team to support other finance tasks as needed, including with cash management, budgeting, reporting, tax filings, finance administration and other activities required to ensure timely and accurate reporting and smooth running of finance operations
Management of the general ledger for the property and management companies;
Production of monthly, quarterly and annual reports for management reporting, reporting to Group and other reporting and compliance obligations including assisting with the annual audit process;
Closing of accounting/reporting periods and balance sheet reconciliations;
Preparation of VAT returns;
Providing oversight and support as required with supplier payments and supplier settlement reconciliations;
Providing support as required with accounts receivable and accounts payable activities;
Working as part of a team to support other finance tasks as needed, including with cash management, budgeting, reporting, tax filings, finance administration and other activities required to ensure timely and accurate reporting and smooth running of finance operations
Management of the general ledger for the property and management companies;
Production of monthly, quarterly and annual reports for management reporting, reporting to Group and other reporting and compliance obligations including assisting with the annual audit process;
Closing of accounting/reporting periods and balance sheet reconciliations;
Preparation of VAT returns;
Providing oversight and support as required with supplier payments and supplier settlement reconciliations;
Providing support as required with accounts receivable and accounts payable activities;
Working as part of a team to support other finance tasks as needed, including with cash management, budgeting, reporting, tax filings, finance administration and other activities required to ensure timely and accurate reporting and smooth running of finance operations
Management of the general ledger for the property and management companies;
Production of monthly, quarterly and annual reports for management reporting, reporting to Group and other reporting and compliance obligations including assisting with the annual audit process;
Closing of accounting/reporting periods and balance sheet reconciliations;
Preparation of VAT returns;
Providing oversight and support as required with supplier payments and supplier settlement reconciliations;
Providing support as required with accounts receivable and accounts payable activities;
Working as part of a team to support other finance tasks as needed, including with cash management, budgeting, reporting, tax filings, finance administration and other activities required to ensure timely and accurate reporting and smooth running of finance operations
Management of the general ledger for the property and management companies;
Production of monthly, quarterly and annual reports for management reporting, reporting to Group and other reporting and compliance obligations including assisting with the annual audit process;
Closing of accounting/reporting periods and balance sheet reconciliations;
Preparation of VAT returns;
Providing oversight and support as required with supplier payments and supplier settlement reconciliations;
Providing support as required with accounts receivable and accounts payable activities;
Working as part of a team to support other finance tasks as needed, including with cash management, budgeting, reporting, tax filings, finance administration and other activities required to ensure timely and accurate reporting and smooth running of finance operations
Management of the general ledger for the property and management companies;
Production of monthly, quarterly and annual reports for management reporting, reporting to Group and other reporting and compliance obligations including assisting with the annual audit process;
Closing of accounting/reporting periods and balance sheet reconciliations;
Preparation of VAT returns;
Providing oversight and support as required with supplier payments and supplier settlement reconciliations;
Providing support as required with accounts receivable and accounts payable activities;
Working as part of a team to support other finance tasks as needed, including with cash management, budgeting, reporting, tax filings, finance administration and other activities required to ensure timely and accurate reporting and smooth running of finance operations
opracowywanie planów finansowych i budżetów oraz okresowych informacji o ich realizacji,
rekomendowanie rozwiązań w ww. obszarze oraz podejmowanie związanych z tym decyzji,
przeglądanie wyników sprzedaży pod kątem spójności z prognozami,
weryfikacja i potwierdzanie danych z innymi działami w firmie,
umiejętność edukowania pracowników innych działów o perspektywie finansowej ich działań i podejmowanych decyzji,
zatwierdzanie kwartalnych i rocznych kosztów zgodnie z KPI,
nadzór nad pracą zewnętrznych podmiotów świadczących usługi na rzecz firmy,
prowadzenie spraw związanych z bieżącym wspieraniem kierownictwa w procesie decyzyjnym (analizy ekonomiczne, controling finansowy), ścisła współpraca z CEO,
zarządzanie małym zepołem w zakresie administracji finansowej
Business development role in the field of industrial market in Poland, acquiring clients interested in leasing spaces
Creating, in accordance with company model, long-term leasing strategy, advisory to The Board in terms of commercialization related areas
Daily management of leasing team members – leading and motivating team members, inspiration, as well as supporting them in a day-to-day activity, acting as a partner, leader, and the best example
Working closely and building quality relations with tenants, investors, and real estate agents
Creating leasing offers and presentations standards, including implementation of best practices
Company’s assets presentations, visiting Clients which requires traveling on occasional basis
Leading lease negotiation meetings, processing agreements
Effective deals closures
Working closely with other department Directors and The Board
Tworzenie procedur HR, zwłaszcza w obszarze miękkiego i twardego HR-u
Prowadzenie projektów rekrutacyjnych (barmani, kelnerzy, kadra managerska, top management), współpraca z agencjami rekrutacyjnymi
Stworzenie ścieżek rozwoju oraz systemów motywacyjnych mających na celu obniżenie retencji i umożliwienie długofalowej współpracy (długoterminowy cel to zmiana percepcji zawodu barmana i kelnera na rynku)
Identyfikacja wybitnych talentów wśród pracowników i dbanie o ich nieustanny rozwój
Wprowadzenie narzędzi i sposobów rozwiązywania ewentualnych konfliktów, etc
Tworzenie planu szkoleń i rozwoju pracowników
Wprowadzenie systemów IT dla obszaru HR (digitalizacja: dokumenty, zatrudnianie, systemy motywacyjne, urlopy, zwolnienia chorobowe, itp.)
Responsibility for the operational management and proper functioning of shopping center
Facility cost management and optimization, cost approval and cash flow control
Conducting tenders to select service providers or contractors
Supervision over the technical repairs of the property together with the technical director
Cooperation and maintaining good relations with the tenants of the center
Cooperation with people responsible for the rental of commercial and advertising space
Representing owners in dealing with public institutions, third parties and tenants
Cooperation with the marketing director in the implementation of the marketing strategy
Supervision of procedures related to security and insurance policies of tenants
Control over the proper performance of lease agreements
Preparation of periodic operating budgets of the center and their submission to the GM for approval and supervision over the implementation of the approved budgets
Preparation of data for the settlement of service charges and the issuing of invoices by the accounting department
Supervision over external suppliers and service companies, employees and associates and other contractors of the center
Submitting current reports to the GM on the center’s operational activity
Supervision over the proper operation of the building in terms of technical aspects
Implementation and coordination of sustainability and ESG aspects, mainly in the office projects of new and existing projects in Poland
Preparing and coordinating with external companies the assessments of projects and buildings in the LEED / BREEAM / WELL / FITWEL process certifications
Cooperation with external service providers (architects, consultants)
Reviewing all documentations and creating process improvements
Maintaining good relationships with clients
Construction site reviews
Coordination and management of obtaining of BREEAM, LEED, WELL and other certifications
Analysis of existing and introducing of new energy-saving solutions
Optimization of investment and operating costs via sustainable solutions
Creation of regular and one-time sustainability reports
Cooperation on reporting for bondholders, banks, rating companies
Management of energy management system according to ISO 50001
Cooperation in the preparation of new sustainability investments
Aktywne gromadzenie i koordynowanie obiegu dokumentacji prowadzonych w firmie projektów
Koordynowanie uzyskiwania dokumentacji dotyczącej całego procesu inwestycyjnego: nabywania gruntów pod budowę magazynów i obiektów logistyczno – produkcyjnych, planowanych nieruchomości, współpracy z pracowniami architektonicznymi, urzędami, generalnym wykonawcą, podwykonawcami, itp
Koordynowanie procesów związanych z przyłączami mediów, uzyskiwania MPZP, WZ, pozwolenia na budowę, decyzji środowiskowych, itp
Kontakt z odpowiednimi urzędami, władzami lokalnymi, sądami, prawnikami
Współpraca m.in. z działami: prawnym, technicznym i budowlanym w zakresie realizacji inwestycji
Responsibility for creating the leasing strategy and its implementation
Co-creating the budget and spending funds for implementation
Acquiring new tenants as with the adopted leasing strategy – active market research, presentation of the center, preparation of offers, e.g., change, finalization
Renegotiation of contracts with foreign tenants of the center in the event of the intention to continue cooperation
Strict activities undertaken by cooperation with legal department, retail development to achieve the goal of activities and transparency of activities by decision making
Creating periodic reports, statements, presentation, and other documents in the field of leasing
Representation of the Center at official meetings and leasing events, planning and repetition
Close cooperation with leasing specialists across the entire company’s portfolio to optimize the group’s potential
Substantive support for the Director of the Center. Conscientious implementation of tasks
Aktywne pozyskiwanie nowych gruntów inwestycyjnych, głównie w okolicach dużych węzłów komunikacyjnych, pod zabudowę wielkopowierzchniowych centrów magazynowych
Nawiązywanie bezpośrednich kontaktów z właścicielami gruntów, jak również współpraca z lokalnymi agentami w zakresie pozyskiwania ofert gruntów inwestycyjnych
Wstępna analiza działek i możliwości inwestycyjnych
Współpraca z działem prawnym i technicznym w zakresie weryfikacji możliwości realizacji inwestycji
Aktywne gromadzenie i koordynowanie obiegu dokumentacji prowadzonych w firmie projektów
Koordynowanie uzyskiwania dokumentacji dotyczącej całego procesu inwestycyjnego: nabywania gruntów pod budowę magazynów i obiektów logistyczno – produkcyjnych, planowanych nieruchomości, współpracy z pracowniami architektonicznymi, urzędami, generalnym wykonawcą, podwykonawcami, itp
Koordynowanie procesów związanych z przyłączami mediów, uzyskiwania MPZP, WZ, pozwolenia na budowę, decyzji środowiskowych, itp
Kontakt z odpowiednimi urzędami, władzami lokalnymi, sądami, prawnikami
Współpraca m.in. z działami: prawnym, technicznym i budowlanym w zakresie realizacji inwestycji
Aktywne wsparcie w wyznaczaniu i realizacji strategii biznesowej
Tworzenie i wdrażanie strategii spółki w zakresie zarządzania finansami
Koordynowanie procesu uzyskiwania finansowania inwestycji deweloperskich, współpraca z bankami i Inwestorami, pozyskiwanie finansowania poza bankowego (obligacje, dług bankowy, equity, etc.)
Opracowywanie planów finansowych i budżetów, P&L, zarządzanie prognozami finansowanymi
Monitorowanie strategii i wsparcie organizacji w podejmowaniu kluczowych decyzji, poprzez analizy ekonomiczne, controlling finansowy, podatki, itp
Nadzór nad pracą obszarów: finansowo-księgowego, kontrolingu oraz IT, administracji i audytu wewnętrznego
Odpowiedzialność za płynność finansową, zabezpieczenie ryzyka kursowego oraz stóp procentowych, kontakty i współpraca z audytorem, firmami ubezpieczeniowymi, inwestorami oraz organami podatkowymi
Nadzór nad dokonywaniem rozliczeń księgowych firmy zgodnie z obowiązującym prawem, sporządzaniem bilansu i innych sprawozdań finansowo-księgowych
Zarządzanie procesem przygotowywania (skonsolidowanych) sprawozdań finansowych oraz raportów, rocznego budżetu i planów wieloletnich oraz kontrolowanie ich realizacji
Odpowiedzialność za funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, polityki podatkowej, struktury kosztów i poziomu majątku obrotowego, ocena projektów inwestycyjnych
Koordynowanie polityki zatrudniania, zarządzania, motywowania i rozwoju pracowników w podległych działach
Zarządzanie podległym zespołem oraz partnerstwem z zewnętrznymi podmiotami prawnymi i świadczącymi usługi na rzecz firmy
Współpraca z biurem projektowym w zakresie sporządzania projektów budowlanych wraz z koordynacją międzybranżową i uzyskiwania decyzji o pozwoleniu na budowę (budynki biurowe)
Koordynowanie prac projektowych zewnętrznych biur projektowych
Samodzielne prowadzenie procesu uzgodnień projektowych w urzędach i uzyskiwanie niezbędnych decyzji administracyjnych i pozwoleń
Sporządzanie analiz chłonności oraz koncepcji projektowych dla przyszłych projektów biurowych
Implementacja narzędzi i procesów BIM w koordynowanych projektach
Ownership over strategic planning of the project management areas (green field and brown field projects in mostly residential but also commercial type of projects)
Maintaining control over whole investment process – predevelopment, development, project management, costs, time schedules, budgets
Supervision over all running projects in Warsaw and other regional cities
Cooperation with legal, development and finance departments in terms of project development
Estimation of project costs, creating analyses (such as technical due diligence, feasibility studies and other)
Obtaining all necessary approvals and permits (local zoning plan, building permit)
Organizing bids, negotiating with general contractors, choosing subcontractors
Maintaining control over entire construction process
Project management team creation and leadership
Overseeing development project teams including PMs, Architects, QS, lawyers, etc., in cooperation with CEO
Ownership over strategic planning of the project management (green field and brown field projects in mostly residential and also commercial type projects)
Maintaining control over whole investment process (predevelopment, development, project management, costs, time schedules, budgets)
Supervision over all running projects in Warsaw and other regional cities
Cooperation with legal, development and finance departments in terms of project development
Estimation of project costs, creating analyses (such as technical due diligence, feasibility studies and other)
Obtaining all necessary approvals and permits (local zoning plan, building permit)
Organizing bids, negotiating with general contractors, choosing subcontractors
Maintaining control over entire construction process
Project management team creation and leadership
Overseeing development project teams including PMs, Architects, QS, lawyers, etc., in cooperation with CEO
Reviews and approves purchase approval requests over a certain threshold;
Checks that the company exposure to certain suppliers doesn’t represent a risk for the company’s exposure to the marker, and proposes corrective measures;
Aggregates information regarding repetitive purchases of materials and equipment done by different department and/or in different projects and could be consolidated in a framework agreement at a group level;
Coordinates and cooperates with central procurement department (abroad) in defining the need for the framework agreements, negotiating with suppliers and closing the contracts with them;
Validates offers based on experience and verifications done in the market and with respect of company procedures;
Processes the purchase requests for acquisitions received from within the company, according to the policies and procedures in force;
Prepares the bid requests and the tender documentation according to the specifications received from the requesting departments;
Negotiates offers / contracts with suppliers so as to ensure the purchase of materials / services at the best total cost of ownership;
Responsible for the quality of negotiating contracts / additional documents with suppliers;
Identifies, evaluates and selects potential suppliers in accordance with internal procedures;
Ensures a high level of quality in the relationship with suppliers;
Develops the strategy and procurement planning within the department;
Other responsibilities given by the company’s management that may be related to the activity of the department;
Efficient use of resources allocated to the department;
Develops proposals to improve working procedures and tools;
Compliance with the provisions of internal regulations and working procedures
Odpowiedzialność za zarządzanie projektem od początku procesu inwestycyjnego do końcowych etapów budowy i przekazania obiektu najemcy
Koordynacja przygotowania procesu budowy do uzyskania pozwolenia na budowę (PnB), decyzji środowiskowych, przyłączy mediów, koordynacja współpracy z biurem projektowym, itp
Nadzór nad wyborem generalnego wykonawcy i podwykonawców, nadzór nad realizacją prac
Aktywne gromadzenie i koordynowanie obiegu dokumentacji prowadzonych w firmie projektów
Koordynowanie uzyskiwania dokumentacji dotyczącej całego procesu inwestycyjnego: nabywania gruntów pod budowę magazynów i obiektów logistyczno – produkcyjnych, planowanych nieruchomości, współpracy z pracowniami architektonicznymi, urzędami, generalnym wykonawcą, podwykonawcami, itp
Koordynowanie procesów związanych z przyłączami mediów, uzyskiwania MPZP, WZ, pozwolenia na budowę, itp
Kontakt z odpowiednimi urzędami, władzami lokalnymi, sądami, prawnikami,
Współpraca m.in. z działami: prawnym, technicznym i budowlanym w zakresie realizacji inwestycji
Ownership over strategic planning of the project management (green field and brown field projects in mostly residential and also commercial type projects)
Maintaining control over whole investment process (predevelopment, development, project management, costs, time schedules, budgets)
Supervision over all running projects in Warsaw and other regional cities
Cooperation with legal, development and finance departments in terms of project development
Estimation of project costs, creating analyses (such as technical due diligence, feasibility studies and other)
Obtaining all necessary approvals and permits (local zoning plan, building permit)
Organizing bids, negotiating with general contractors, choosing subcontractors
Maintaining control over entire construction process
Project management team creation and leadership
Overseeing development project teams including PMs, Architects, QS, lawyers, etc., in cooperation with CEO
Odpowiedzialność za zarządzanie projektem od początku procesu inwestycyjnego do końcowych etapów budowy i przekazania obiektu najemcy
Koordynacja przygotowania procesu budowy do uzyskania pozwolenia na budowę (PnB), decyzji środowiskowych, przyłączy mediów, koordynacja współpracy z biurem projektowym, itp
Nadzór nad wyborem generalnego wykonawcy i podwykonawców, nadzór nad realizacją prac
Wspieranie Kierowników Projektu w codziennym zarządzaniu projektami od początku procesu inwestycyjnego do końcowych etapów budowy i przekazania obiektu najemcy
Udział w przygotowywaniu procesu budowy do uzyskania pozwolenia na budowę (PnB), decyzji środowiskowych, przyłączy mediów, koordynacja współpracy z biurem projektowym, itp
Koordynowanie, przy współpracy z Kierownikiem Projektu nadzoru nad wyborem generalnego wykonawcy i podwykonawców, nadzór nad realizacją prac
Aktywne pozyskiwanie nowych gruntów inwestycyjnych w Warszawie i innych głównych miastach Polski pod zabudowę mieszkaniową (osiedla mieszkań i/lub domów)
Współpraca z agentami w zakresie zbierania ofert gruntów
Nadzór i koordynacja nad zleconymi raportami badań wykonalności i opłacalności inwestycji
Współpraca z działem prawnym, technicznym i budowlanym w zakresie możliwości realizacji inwestycji
Aktywne gromadzenie i koordynowanie obiegu dokumentacji prowadzonych w firmie projektów
Koordynowanie uzyskiwania dokumentacji dotyczącej całego procesu inwestycyjnego: nabywania gruntów pod budowę magazynów i obiektów logistyczno – produkcyjnych, planowanych nieruchomości, współpracy z pracowniami architektonicznymi, urzędami, generalnym wykonawcą, podwykonawcami, itp
Koordynowanie procesów związanych z przyłączami mediów, uzyskiwania MPZP, WZ, pozwolenia na budowę, itp
Kontakt z odpowiednimi urzędami, władzami lokalnymi, sądami, prawnikami,
Współpraca m.in. z działami: prawnym, technicznym i budowlanym w zakresie realizacji inwestycji
Active business development role in the field of apartments sale
Lead the project “from A to Z” including all its aspects (presentation, pre-purchase agreement preparation, architect cooperation, final agreement preparation, notary check, etc.)
Assisting clients in all procedures
Negotiating with clients, ensuring completeness of all required documentation
Creating offers, documents, visualizations, etc
Cooperation with marketing agencies in terms of branding, marketing, PR materials and activities regarding residential investments in Poland
Hiring, managing and leading a small team of Sales Consultants
Aktywne gromadzenie i koordynowanie obiegu dokumentacji prowadzonych w firmie projektów
Koordynowanie uzyskiwania dokumentacji dotyczącej całego procesu inwestycyjnego: nabywania gruntów pod budowę magazynów i obiektów logistyczno – produkcyjnych, planowanych nieruchomości, współpracy z pracowniami architektonicznymi, urzędami, generalnym wykonawcą, podwykonawcami, itp
Koordynowanie procesów związanych z przyłączami mediów, uzyskiwania MPZP, WZ, pozwolenia na budowę, itp
Kontakt z odpowiednimi urzędami, władzami lokalnymi, sądami, prawnikami,
Współpraca m.in. z działami: prawnym, technicznym i budowlanym w zakresie realizacji inwestycji