Czy macie jakieś informacje na temat pracy w tej firmie? Jak wygląda atmosfera? Czy wynagrodzenie jest dobre? Czy są jakieś benefity? Jakie są warunki pracy? Z góry dzięki!
Starsza Specjalistka / Starszy Specjalista ds. kadr i rozliczania czasu pracy
Pańska 3, Śródmieście, Warszawa
Wygasła: 13.02.2024
pełny etat
umowa o pracę
praca stacjonarna
starszy specjalista (Senior)
Obowiązki:
Samodzielne prowadzenie obsługi kadrowej pracowników
Przygotowywanie dokumentacji personalnej związanej z zatrudnieniem, zmianami warunków zatrudnienia, rozwiązaniem stosunku pracy,
Sprawowanie nadzoru nad prawidłowością planowania i rozliczania czasu pracy (ewidencja absencji, delegacji służbowych, czasu pracy, rozliczanie nadgodzin, pracy zdalnej okazjonalnej i stałej)
Obsługa programu kadrowo-płacowego
Naliczanie odpisów do ZFŚS,
Kompletowanie dokumentacji kadrowej i udział w procesach administracji kadrowej,
Utrzymywanie stałego kontaktu z pracownikami w zakresie udzielania odpowiedzi, rozwiązywania problemów
Obsługa Pracowniczych Planów Kapitałowych,
Rozliczanie i ewidencja czasu pracy wg różnych systemów i rozkładów czasu pracy,
Wsparcie w przygotowaniu listy płac pod kątem rozliczania czasu pracy i spraw kadrowych,
Zgłaszanie do ZUS informacji o powstaniu, zmianach i ustaniu obowiązku ubezpieczenia społecznego,
Przygotowywanie raportów i analiz na potrzeby wewnętrzne w obszarze kadr, raportowanie do Zespołu HR,
Uczestniczenie w projektach HR (np. optymalizacje procesów, wdrażanie zmian w systemach HR),
Współpraca z instytucjami zewnętrznymi i sporządzanie deklaracji do ZUS, PIP, PFRON,
Starsza Specjalistka / Starszy Specjalista ds. Technicznych
Pańska 3, Śródmieście, Warszawa
Wygasła: 28.01.2024
pełny etat
umowa o pracę
praca stacjonarna
starszy specjalista (Senior)
Obowiązki:
prowadzenie dokumentacji technicznej obiektów należących do Muzeum,
koordynacja prac w zakresie opracowywania rocznych harmonogramów dotyczących przeglądów instalacji/systemów/urządzeń, w oparciu o obowiązujące przepisy prawa, warunki gwarancyjne, dokumentację techniczną,
bieżący nadzór nad działaniami firmy zewnętrznej w zakresie usług serwisowych związanych konserwacją maszyn, instalacji i urządzeń w tym m.in. HVAC, instalacji wod-kan instalacji elektrycznych, p.poż, mechaniki, w tym prowadzenie pełnej dokumentacji z podejmowanych czynności serwisowych, naprawczych itp.,
koordynacja działań firmy zewnętrznej w zakresie utrzymania infrastruktury technicznej budynków Muzeum (tj. klimatyzacja, wentylacja, instalacja wodno-kanalizacyjna, instalacja elektryczna, system sygnalizacji pożaru, system BMS);
działania prewencyjne dotyczące funkcjonowania urządzeń i instalacji w oparciu o przeglądy i zalecenia z nich wynikające,
nadzór i dbałość o kompletność dokumentacji wykonawczej i powykonawczej budynków Muzeum,
prowadzenie spisu spraw Działu Infrastruktury oraz kompletowanie i gromadzenie dokumentacji na etapie składania wniosków, realizacji i zakończenia zadań
sporządzanie i porządkowanie akt spraw bieżącej dokumentacji merytorycznej, zapewnienie prawidłowego obiegu korespondencji
przygotowywanie wniosków o uzyskanie stosownych pozwoleń, decyzji i postanowień, kompletowanie załączników - zgodnie z zapisami Prawa budowlanego oraz Ustawy o ochronie zabytków – wydawanych przez jednostki administracji państwowej,
przyjmowanie dokumentacji wykonawczej i powykonawczej obiektów Muzeum po zakończeniu realizacji zadań, prac konserwacyjnych czy przeglądów technicznych obiektów Muzeum,
opracowywanie projektów umów i dokumentów związanych z rozpoczęciem, realizacją i zakończeniem umów w Wykonawcami, dotyczących konserwacji
i przeglądów budynków (w tym przeglądy techniczne budynków, przeglądy serwisowe i konserwacje urządzeń oraz wyposażenia technicznego, realizowanych przez Muzeum),
aktualizacja Książek obiektu budowlanego oraz wykazu ksiąg rewizyjnych urządzeń zainstalowanych w obiektach należących do Muzeum,
przygotowanie opisu przedmiotu zamówienia do przetargów w zakresie wyboru wykonawcy świadczącego usługi utrzymania technicznego obiektu, prewencji przeciwpożarowej oraz innych związanych z technicznym utrzymaniem obiektu,
przygotowywanie raportów i zestawień z prowadzonych czynności
Starsza Specjalistka / Starszy Specjalista ds. Bezpieczeństwa
Pańska 3, Śródmieście, Warszawa
Wygasła: 28.01.2024
pełny etat
umowa o pracę
praca stacjonarna
starszy specjalista (Senior)
Obowiązki:
Nadzór nad umową ochrony fizycznej w obiektach Muzeum, ze szczególnym
uwzględnieniem organizacji realizacji czynności ochrony osób i mienia przez wyłonioną w ramach prowadzonego postępowania podmiotu zewnętrznego (wygląd zewnętrzny pracowników ochrony, znajomość procedur postępowania w sytuacjach szczególnych, prowadzenie postępowań wyjaśniających, rejestracja zdarzeń z incydentów itp.);
Koordynowanie działań i zamierzeń wynikających z instrukcji postępowania w przypadkach szczególnych, w szczególności kradzieży, napadu, podłożenia ładunku wybuchowego;
Organizacja szkoleń praktycznych dla pracowników ochrony w zakresie: organizowania ochrony na terenie Muzeum, wystąpienia wypadków i zdarzeń szczególnych, wystąpienia awarii i usterek elektronicznych systemów zabezpieczeń, wystąpienia przypadków zaboru mienia, wystąpienia awarii systemu łączności;
Organizacja wzmocnienia systemu ochrony fizycznej w przypadku wystąpienia
sytuacji nadzwyczajnych czy zdarzeń niebezpiecznych,
Organizacja działań w zakresie bezpieczeństwa osobowego istotnych Gości
Muzeum w trakcie organizacji wizyt i obecności w chronionym obiekcie;
Tworzenie kart systemu kontroli dostępu dla pracowników etatowych Muzeum,
Starsza Specjalistka/Starszy Specjalista ds. e-commerce
Pańska 3, Śródmieście, Warszawa
Wygasła: 22.11.2023
pełny etat
umowa o pracę
praca stacjonarna
starszy specjalista (Senior)
Obowiązki:
koordynacja i rozwój sklepu internetowego muzeum (w szczególności ustalanie wspólnie z zespołem marketingu oferty produktowej sklepu, koordynacja produkcji asortymentu,
wprowadzanie nowych produktów do systemu i na stronę, zarządzanie stanami magazynowymi sklepu online, zarządzanie treściami na stronie sklepu internetowego muzeum, nadzór obsługi wysyłki)
współpraca z grupą projektową budującą nową stronę internetową w zakresie powstania nowego sklepu online
rozwijanie narzędzi online do sprzedaży oferty sklepu online muzeum
przeprowadzanie analiz rynkowych, badanie i identyfikacja grupy docelowej sklepu online oraz kierowanie do niej oferty produktowej, w celu optymalizacji sprzedaży (Customer Journey, lejki sprzedażowe etc.)
analiza statystyk i wskaźników reklamowych oferty sklepu. Optymalizacja współczynnika konwersji. Monitorowanie analityki webowej oraz analizy wewnętrznych i zewnętrznych źródeł danych
planowanie i wdrażanie strategicznych planów sprzedaży i reklamy oferty sklepu online (Digital marketing, w szczególności SEO/SEM, SoMe Ads), we współpracy z zespołem marketingu i komunikacji
przygotowywanie zestawień i cyklicznych raportów sprzedaży
nadzorowanie obsługi wysyłki na poziomie: zapewnienia usług kurierskich, materiałów do pakowania, kontaktu z klientem (online)
dbanie o wysoką jakość obsługi klienta oraz kontakt z klientem i obsługa informacyjna klienta w zakresie zamówień, wraz z przyjmowaniem i rozpatrywaniem reklamacji
tworzenie i koordynacja działań promocyjno-sprzedażowych oraz projektów specjalnych dotyczących oferty sklepu online w ścisłe współpracy z zespołem marketingu i komunikacji
zarządzanie treściami na stronie sklepu online muzeum
Zadania pomocnicze i okresowe
udział w ewaluacjach projektów i procesów i ewaluacjach pracowniczych
przygotowywanie raportów sprawozdawczych
współpraca przy tworzeniu regulaminów sprzedaży online
analiza zmieniających się trendów w obszarze e-commerce, analiza konkurencji
Starsza Specjalistka/Starszy Specjalista ds. sprzedaży w zespole marketingu
Pańska 3, Śródmieście, Warszawa
Wygasła: 22.11.2023
pełny etat
umowa o pracę
praca stacjonarna
starszy specjalista (Senior)
Obowiązki:
współpraca przy opracowaniu polityki sprzedażowej i dystrybucyjnej biletów (polityka cenowa, pakiety sprzedażowe, plany sprzedaży biletów, strategie sprzedażowe, lejki sprzedażowe, regulaminy sprzedaży i rezerwacji biletów i zwiedzania muzeum etc.)
współpraca z zespołem marketingu i komunikacji w budowaniu działań promocyjno-sprzedażowych (online/offline) ze szczególnym uwzględnieniem Customer Journey, adresowania grup docelowych, budowania lejków sprzedażowych etc
koordynacja sprzedaży biletów i abonamentów: bezpośredniej (współpraca zespołem kas biletowych i obsługą publiczności, nadzór nad ewidencjonowaniem i rozliczaniem gotówki w kasach biletowych) oraz internetowej (w ścisłej współpracy ze specjalistą ds. e-commerce)
rozwijanie systemu sprzedażowego biletów
zapewnienie ciągłości działania systemów sprzedaży biletów, monitorowanie sprzedaży, rezerwacji grupowych (współpraca z dostawcą systemu sprzedażowego w zakresie licencji, suportu technicznego, ew. rozwoju systemu na potrzeby muzeum etc.)
przygotowywanie raportów sprzedaży i raportów kasowych dla działu księgowego
wprowadzanie oferty programowej do systemu sprzedaży oraz na stronę www
rozwijanie kanałów sprzedaży
nawiązywanie współpracy i utrzymywanie bezpośrednich kontaktów z instytucjami, klientami biznesowymi, stowarzyszeniami itp. w celu realizacji planów sprzedażowych, koordynacja akcji promocyjnych, programów lojalnościowych, współpraca z partnerami,
koordynacja akcji promocyjno-sprzedażowych (we współpracy z zespołem marketingu i komunikacji), ze szczególnym uwzględnieniem turystów w Warszawie, poszukiwanie nowych kanałów komunikacji, takich jak hotele, hostele, transport publiczny; współpraca z Warszawską Organizacją Turystyczną, Mazowiecką Regionalną Organizacją Turystyczną i Stołecznym Biurem Turystyki
przygotowanie sprofilowanych ofert sprzedażowych dla klientów grupowych oraz firm;
działania mające na celu rozwój publiczności muzeum, pozyskiwanie nowych gości muzeum oraz tworzenie baz danych odbiorców oferty programowej muzeum;
współpraca z innymi zespołami muzeum nad badaniami publiczności i narzędziami mającymi na celu badanie publiczności muzeum
monitorowanie płatności za rezerwacje indywidualne i grupowe
nadzór nad dystrybucją materiałów promocyjnych w infopointach i kasach biletowych muzeum oraz w partnerskich instytucjach/organizacjach oraz u partnerskich instytucji, organizacji
wsparcie w ewaluacjach projektów i procesów, ewaluacjach pracowniczych
wsparcie w ewidencji frekwencji, przygotowywaniu sprawozdań frekwencyjnych, profili grup odbiorczych
Główna Specjalistka / Główny Specjalista ds. Prawnych
Pańska 3, Śródmieście, Warszawa
Wygasła: 24.09.2023
pełny etat
umowa o pracę
praca stacjonarna
starszy specjalista (Senior)
Obowiązki:
udzielanie porad i konsultacji związanych z bieżącą działalnością Muzeum
przygotowywanie i opiniowanie pism, wniosków, prowadzenie dokumentacji spraw, m.in. projektów zarządzeń, umów, aneksów, porozumień, regulacji wewnętrznych, polityk, instrukcji, poświadczeń, pełnomocnictw oraz innych dokumentów niezbędnych do prawidłowej realizacji zadań
monitorowanie zmian w przepisach prawa i aktywne wsparcie w ich wdrażaniu w MSN
opiniowanie zgodności prowadzonych działań z obowiązującymi przepisami prawa
koordynowanie współpracy z zewnętrzną kancelarią prawną
przygotowywanie analiz i informacji prawnych dla Dyrekcji i Zespołu MSN
monitorowanie zmian w przepisach prawa i aktywne wsparcie w ich wdrażaniu w MSN
sporządzanie sprawozdań i raportów z obowiązujących przepisów prawa, oraz regulacji wewnętrznych
wsparcie Dyrekcji w kontaktach z działającymi na terenie Muzeum związkami zawodowymi
ocena i weryfikacja ryzyk prawnych działań realizowanych przez MSN
kontakty z biurami podawczymi w sądach, urzędach
wsparcie prawne dla realizowanej inwestycji nowego budynku Muzeum w zakresie opracowywania niezbędnej dokumentacji związanej m.in. z dostawą wyposażenia do nowego budynku
Starsza Specjalistka / Starszy Specjalista ds. Komunikacji Wewnętrznej
Pańska 3, Śródmieście, Warszawa
Wygasła: 10.09.2023
pełny etat
umowa o pracę
praca stacjonarna
starszy specjalista (Senior)
Obowiązki:
Przygotowanie i realizacja komunikacji wewnętrznej w Muzeum, w tym prowadzenie Newslettera i Intranetu, organizacja wyjazdów integracyjnych, spotkań Zespołu Muzeum
Aktywny udział we wdrażaniu działań employer brandingowych
Przygotowanie strategii i realizacja działań wellbeingowych w Muzeum
Realizacja onboardingu dla nowozatrudnionych pracowników
Organizacja praktyk w Muzeum, w tym współpraca z uczelniami wyższymi, rekrutacja praktykantów
Wsparcie w prowadzeniu rekrutacji i selekcji kandydatów
Przygotowywanie prezentacji, analiz, raportów z obszaru komunikacji wewnętrznej
Główna Specjalistka / Główny Specjalista ds. Technicznych
Pańska 3, Śródmieście, Warszawa
Wygasła: 10.09.2023
pełny etat
umowa o pracę
praca stacjonarna
starszy specjalista (Senior)
Obowiązki:
opracowywanie rocznych harmonogramów w zakresie remontów, konserwacji i przeglądów instalacji/systemów/urządzeń, w oparciu o obowiązujące przepisy prawa, warunki gwarancyjne, dokumentację techniczną,
prowadzenie dokumentacji technicznej obiektów należących do Muzeum,
bieżąca kontrola stanu technicznego nieruchomości należących do Muzeum, koordynacja działań serwisowych związanych konserwacją maszyn, instalacji i urządzeń w tym m.in. HVAC, instalacji wod-kan (hydraulika), instalacji elektrycznych, p.poż, mechaniki,
diagnostyka i analiza usterek oraz awarii w obiektach Muzeum,
działania prewencyjne dotyczące funkcjonowania maszyn, urządzeń i instalacji w oparciu o przeglądy i zalecenia z nich wynikające,
planowanie dostaw oraz zapewnienie części zamiennych i materiałów eksploatacyjnych urządzeń i instalacji w celu utrzymania ich w stałym ruchu,
współpraca z serwisem, lub zewnętrznymi firmami serwisowymi, w tym prowadzenie pełnej dokumentacji z podejmowanych czynności serwisowych, naprawczych itp.,
nadzór nad utrzymaniem infrastruktury technicznej budynków Muzeum (tj. klimatyzacja, wentylacja, instalacja wodno-kanalizacyjna, instalacja elektryczna, systemu sygnalizacji pożaru, system BMS);
nadzór nad firmą zewnętrzną świadczącą usługę utrzymania technicznego nowej siedziby Muzeum,
współpraca z innymi działami Muzeum w obszarach związanych z zarządzaniem infrastrukturą budynków Muzeum
nadzór nad umowami gwarancyjnymi nowej siedziby Muzeum oraz nad procesem usuwania usterek w ramach udzielonych gwarancji,
nadzór i dbałość o kompletność dokumentacji wykonawczej i powykonawczej budynków Muzeum,
przygotowanie opisu przedmiotu zamówienia do przetargów w zakresie wyboru wykonawcy świadczącego usługi utrzymania technicznego obiektu, prewencji przeciwpożarowej oraz innych związanych z technicznym utrzymaniem obiektu,
przygotowywanie raportów i zestawień z prowadzonych czynności
Główny Specjalista / Główna Specjalistka ds. technicznych
Pańska 3, Śródmieście, Warszawa
Wygasła: 26.05.2023
pełny etat
umowa o pracę
praca stacjonarna
starszy specjalista (Senior), ekspert
Obowiązki:
opracowywanie rocznych harmonogramów w zakresie konserwacji, remontów, przeglądów instalacji/systemów/urządzeń (PPM) w oparciu o obowiązujące przepisy prawa, warunki gwarancyjne, dokumentację techniczno-ruchową (DTR), dobrą praktykę oraz w oparciu o analizę sprawności technicznej, urządzeń, instalacji, itp.,
prowadzenie dokumentacji technicznej obiektów należących do Muzeum oraz wszystkich maszyn, urządzeń i instalacji,
bieżąca kontrola stanu technicznego nieruchomości należących do Muzeum, maszyn, instalacji oraz urządzeń, koordynacja działań serwisowych związanych konserwacją maszyn, instalacji i urządzeń w tym m.in. HVAC, instalacji wod-kan (hydraulika), instalacji elektrycznych, p.poż, mechaniki,
diagnostyka i analiza usterek oraz awarii w obiektach Muzeum,
działania prewencyjne dotyczące funkcjonowania maszyn, urządzeń i instalacji w oparciu o przeglądy i zalecenia z nich wynikające,
planowanie dostaw oraz zapewnienie części zamiennych i materiałów eksploatacyjnych do maszyn, urządzeń i instalacji w celu utrzymania ich w stałym ruchu,
współpraca z serwisem, lub zewnętrznymi firmami serwisowymi, w tym prowadzenie pełnej dokumentacji z podejmowanych czynności serwisowych, naprawczych itp.,
nadzór nad pracą systemów BMS, KD (kontroli dostępu), CCTV (monitoringu wizyjnego), SSWiN (systemu sygnalizacji włamań i napadu), SSP (systemy sygnalizacji pożaru), DSO (dźwiękowy system ostrzegania) oraz innych instalacji i urządzeń występujących na obiektach MSN,
nadzór nad firmą zewnętrzną świadczącą usługę utrzymania technicznego nowej siedziby Muzeum,
nadzór nad umowami gwarancyjnymi nowej siedziby Muzeum oraz nad procesem usuwania usterek w ramach udzielonych gwarancji,
tworzenie, modyfikacja i utrzymanie dokumentacji technicznej maszyn, instalacji oraz urządzeń oraz opracowanie w tym zakresie niezbędnych procedur budynkowych dla Muzeum,
nadzór i dbałość o kompletność dokumentacji wykonawczej i powykonawczej budynków Muzeum, maszyn, instalacji oraz urządzeń,
przygotowanie opisu przedmiotu zamówienia do przetargów w zakresie wyboru wykonawcy świadczącego usługi utrzymania technicznego obiektu, prewencji przeciwpożarowej oraz innych związanych z technicznym utrzymaniem obiektu,
przygotowywanie raportów i zestawień z prowadzonych czynności
Zarządzanie dokumentacją: kwalifikowanie i klasyfikowanie oraz udostępnianie jej upoważnionym osobom,
Wsparcie pracowników MSN (w tym przeprowadzanie szkoleń) w stosowaniu wewnętrznych przepisów kancelaryjnych - JRWA,
Zapewnienie sprawnej i profesjonalnej komunikacji z zewnętrznymi dostawcami usług i sponsorami,
Bieżąca współpraca z komórkami organizacyjnymi Instytucji w zakresie opieki nad dokumentacją,
Obsługa administracyjna Kancelarii,
Obsługa, zarządzanie i nadzór nad procesem obiegu korespondencji wewnętrznej i zewnętrznej (przychodzącej i wychodzącej),
Prowadzenie rejestru umów i archiwizacja wszystkich umów Instytucji,
Obsługa obiegu faktur,
Ewidencja podróży służbowych pracowników oraz zamawianie biletów
Prowadzenie Rejestru Legitymacji Muzealnych, przygotowywanie i wydawanie Legitymacji osobom uprawnionym zgodnie z Zarządzeniem MSN ,
Bieżące zakupy i prowadzenie wydatków w zakresie wyznaczonych przez kier. działu operacyjnego zakupów, w szczególności materiałów biurowych
Prowadzenie dokumentacji niezbędnej do rozliczeń finansowych realizowanych zadań (konsultowanie umów z ekspertami, prawnikami i Działem Księgowym w zakresie prawidłowości prawno-finansowej, zbieranie niezbędnych podpisów, opisywanie otrzymanych faktur i rachunków, kontrolowanie obiegu dokumentów i monitorowanie terminowości płatności, archiwizacja, itp.)
Wykonywanie innych zadań związanych z przedmiotem działania obszaru obsługi administracyjnej Instytucji
Główny Specjalista / Główna Specjalistka ds. zamówień publicznych
Pańska 3, Śródmieście, Warszawa
Wygasła: 14.04.2023
pełny etat
umowa o pracę
praca stacjonarna
praca hybrydowa
starszy specjalista (Senior), ekspert
Obowiązki:
kompleksowe opracowywanie dokumentacji związanej z zamówieniami publicznymi,
prowadzenie rejestru zamówień publicznych,
sporządzenie oraz aktualizacja rocznego planu zamówień publicznych MSN,
przygotowanie sprawozdań z realizacji zamówień publicznych,
udział w pracach komisji przetargowych w charakterze sekretarza albo członka komisji,
współpraca z radcą prawnym MSN, w zakresie przygotowywania wzorów umów do postępowań oraz dokumentacji i pism do instancji odwoławczych,
wsparcie pracowników MSN w obszarze prawa zamówień publicznych, w tym edukowanie i udzielanie wyjaśnień w zakresie obowiązujących przepisów prawnych dotyczących prawa zamówień publicznych,
sporządzanie raportów z realizacji zamówień publicznych oraz monitorowanie zmian powszechnie obowiązujących przepisów i procedur w zakresie zamówień publicznych,
przygotowanie projektów zmian do wewnętrznych procedur dotyczących zamówień publicznych,
czynny udział w pracach zespołów zadaniowych działu operacyjnego,
wsparcie realizowanej inwestycji nowego budynku Muzeum w zakresie postępowań przetargowych i opracowywanie niezbędnej dokumentacji
Główny Specjalista / Główna Specjalistka ds. prawnych
Pańska 3, Śródmieście, Warszawa
Wygasła: 16.04.2023
pełny etat
umowa o pracę
praca stacjonarna
praca hybrydowa
starszy specjalista (Senior), ekspert
Obowiązki:
bieżące doradztwo prawne oraz bieżąca obsługa prawna MSN,
wsparcie pracowników MSN w zakresie spraw prawnych,
współpraca z zewnętrzną kancelarią prawną,
przygotowywanie i opracowanie pism, wniosków, prowadzenie dokumentacji spraw,
analizowanie i opiniowanie umów we współpracy z Zespołem MSN,
przygotowywanie analiz i informacji prawnych dla Dyrekcji i Zespołu MSN,
ocena i weryfikacja ryzyk prawnych działań realizowanych przez MSN,
monitorowanie zmian w przepisach prawa i aktywne wsparcie w ich wdrażaniu w MSN,
sporządzanie sprawozdań i raportów z obowiązujących przepisów prawa, oraz regulacji wewnętrznych,
przygotowanie i korekta projektów zmian do wewnętrznych procedur dotyczących organizacji Muzeum oraz dokumentów jednostek wewnętrznych,
wsparcie dyrekcji w kontaktach z działającymi na terenie Muzeum związkami zawodowymi,
kontakty z biurami podawczymi w sądach, urzędach,
wsparcie prawne dla realizowanej inwestycji nowego budynku Muzeum w zakresie opracowywania niezbędnej dokumentacji związanej mi.in. z dostawą wyposażenia do nowego budynku
bieżący kontakt i współpraca w zakresie podpisanych umów w Dziale Infrastruktury, w tym rejestr umów, rozliczanie faktur zgodnie z obiegiem dokumentów
wsparcie działań i procesów związanych z administracją i eksploatacją budynków Muzeum
nadzór nad umowami z dostawcami mediów – prowadzenie rejestru umów Działu Infrastruktury
odpowiedzialność za terminową organizację przeglądów okresowych we współpracy z firmami zewnętrznymi, oraz koordynacja prac w tym zakresie
wsparcie usług świadczonych przez firmę zewnętrzną do obsługi technicznej Pawilonu w szczególności: kontrola urządzeń technicznych pomieszczeń - uzgadnianie napraw pojawiających się usterek oraz odbiór prac
nadzór nad umowami firm zewnętrznych do obsługi Muzeum (sprzątanie, ochrona itp.)
zapewnienie niezbędnych zgód i pozwoleń administracyjnych na potrzeby zapewnienia ciągłości działania Muzeum
nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem wyposażenia biurowego dla działu Infrastruktury
prowadzenie inwentarza mienia i środków trwałych w MSN
udział w pracach Komisji przetargowych w charakterze Członka Komisji w prowadzonych postępowaniach zakupowych w tym: przygotowanie opisu przedmiotu zamówienia na potrzeby przetargów na dostawy i usługi z tym związane (m.in. sprzątanie, ochrona, energia, woda, ścieki, śmieci, odbiór odpadów, pielęgnacja zieleni, odpowiedzi na pytania wykonawców oraz oceny ofert)
prowadzenie postępowań regulaminowych z zakresu dostawy usług i towarów pozostających w zakresie działu
kontaktowanie się z wykonawcami usług na rzecz Muzeum oraz instytucjami, w przypadku konieczności weryfikacji dokumentów finansowych
przygotowywanie raportów i zestawień z prowadzonych czynności
prowadzenie korespondencji w porozumieniu z Przełożonym
obsługa aplikacji funkcjonującej u Pracodawcy, tj.; wprowadzanie FV, wniosków i zgłoszeń
dbałość o pozytywny wizerunek Muzeum
prowadzenie dokumentacji niezbędnej do rozliczeń finansowych realizowanych zadań (konsultowanie umów z ekspertami, prawnikami i Działem Księgowym w zakresie prawidłowości prawno-finansowej, zbieranie niezbędnych podpisów, opisywanie otrzymanych faktur i rachunków, kontrola obiegu dokumentów i monitorowanie terminowości płatności, archiwizacja, itp.)
koordynowanie współpracy w zakresie IT z zewnętrznym dostawcą usług - Helpdesk
zapewnienie wsparcia IT dla pracowników MSN
administracja systemów działających w sieci lokalnej, ich utrzymanie, konserwacja i monitorowanie oraz tworzenie i aktualizowanie dokumentacji technicznej
prace związane z wdrażaniem nowych systemów w sieci LAN
zarządzanie licencjami w tym przedłużanie istniejących licencji oraz zakup nowych
opracowanie/ udział w przygotowaniu dokumentacji zgodnie z wymogami dot. Zamówień publicznych, m.in. szacowanie, rozeznanie rynku, opis przedmiotu zamówienia oraz udział w pracach komisji przetargowych Zamawiającego
udział w przygotowaniu pod względem merytorycznym zakupów sprzętu i oprogramowania, prace administracyjne m.in. procedowanie dokumentów finansowych z obszaru IT zgodnie z wewnętrznymi procedurami organizacyjnymi, monitorowanie poziomu wykorzystania budżetów IT
prowadzenie ewidencji sprzętu IT, przygotowywanie protokołów odbioru/ wydania sprzętu, inwentaryzacja sprzętu IT
Główny Specjalista / Główna Specjalistka ds. prawnych
Pańska 3, Śródmieście, Warszawa
Wygasła: 25.02.2023
pełny etat
umowa o pracę
praca stacjonarna
starszy specjalista (Senior), ekspert
Obowiązki:
bieżące doradztwo prawne oraz bieżąca obsługa prawna MSN
wsparcie pracowników MSN w zakresie spraw prawnych
współpraca z zewnętrzną kancelarią prawną
przygotowywanie i opracowanie pism, wniosków, prowadzenie dokumentacji spraw
analizowanie i opiniowanie umów we współpracy z Zespołem MSN
przygotowywanie analiz i informacji prawnych dla Dyrekcji i Zespołu MSN
ocena i weryfikacja ryzyk prawnych działań realizowanych przez MSN
monitorowanie zmian w przepisach prawa i aktywne wsparcie w ich wdrażaniu w MSN
sporządzanie sprawozdań i raportów z obowiązujących przepisów prawa oraz regulacji wewnętrznych
przygotowanie i korekta projektów zmian do wewnętrznych procedur dotyczących organizacji Muzeum oraz dokumentów jednostek wewnętrznych
wsparcie dyrekcji w kontaktach z działającymi na terenie Muzeum związkami zawodowymi
kontakty z biurami podawczymi w sądach, urzędach
wsparcie prawne dla realizowanej inwestycji nowego budynku Muzeum w zakresie opracowywania niezbędnej dokumentacji związanej mi.in. z dostawą wyposażenia do nowego budynku
Główny Specjalista / Główna Specjalistka ds. zamówień publicznych
Pańska 3, Śródmieście, Warszawa
Wygasła: 12.06.2022
pełny etat
umowa o pracę
praca stacjonarna
specjalista (Mid / Regular)
Obowiązki:
opracowanie planów i prowadzenie rejestru zamówień publicznych
organizacja i kontrola postępowań o udzielenie zamówienia publicznego pod kątem zgodności z ustawą Prawo zamówień publicznych, aktów wykonawczych oraz regulacji wewnętrznych
bezpośredni udział w pracach komisji przetargowej w charakterze sekretarza, w szczególności: przygotowanie SWZ, ogłoszenia o zamówieniu oraz zamieszczenie ogłoszenia w publikatorach, protokołu z przebiegu postępowania o udzielenie zamówienia, dokumentów wewnętrznych związanych z prowadzonym postepowaniem, przygotowanie wzoru/projektu umowy, analiza wzoru/projektu umowy oraz opisu przedmiotu zamówienia pod kątem zgodności z przepisami PZP, prowadzenie korespondencji z wykonawcami w zakresie wynikającym z przepisów Ustawy PZP, analiza i ocena ofert pod kątem zgodności z przepisami Ustawy PZP, prowadzenie obsługi organizacyjnej prac komisji, sporządzanie innych projektów dokumentów w postępowaniu o udzielenie zamówienia
sporządzanie sprawozdań z udzielonych postępowań zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i regulacjami wewnętrznymi
przygotowywanie odpowiedzi na odwołania i udział w postępowaniach odwoławczych przed Krajową Izbą Odwoławczą
przygotowanie projektów zmian do wewnętrznych procedur dotyczących zamówień publicznych
czynny udział w pracach zespołów zadaniowych działu operacyjnego (szacowanie kosztów, przygotowywanie odpowiedzi dla MKIDN oraz Urzędu Miasta st. Warszawy w zw. z bieżącymi zapytaniami, interpelacjami dotyczącymi stosowanych procedur, ponoszonych kosztów i wydatków)
wsparcie realizowanej inwestycji nowego budynku Muzeum w zakresie postępowań przetargowych i opracowywanie niezbędnej dokumentacji
tworzenie planu i strategii rekrutacji poprzez analizowanie aktualnych potrzeb i oczekiwań Instytucji,
samodzielne prowadzenie procesów rekrutacyjnych, w tym: przygotowywanie i publikacja ofert pracy, opracowywanie profilu idealnego kandydata, aktywne poszukiwanie kandydatów (np. przez portale społecznościowe), analiza i selekcja CV, prowadzenie rozmów kwalifikacyjnych, przeprowadzanie dodatkowych testów, próbek prac,
przygotowanie i administrowanie wewnętrzną bazą dokumentów aplikacyjnych,
opracowanie wytycznych z obszaru HR,
tworzenie raportów, sprawozdań i rekomendacji,
projektowanie i realizacja działań rozwojowych w Instytucji, w tym koordynowanie procesu: szkoleń, oceny pracowniczej/ewaluacji, ścieżek karier,
nadzorowanie Systemu Benefitów (Pakiety Medyczne, PPK, Karty Sportowe),
współpraca z zewnętrznymi firmami szkoleniowymi i portalami rekrutacyjnymi,
Główny Specjalista / Główna Specjalistka ds. technicznych
Pańska 3, Śródmieście, Warszawa
Wygasła: 22.05.2022
pełny etat
umowa o pracę
praca stacjonarna
starszy specjalista (Senior), ekspert
Obowiązki:
reprezentowanie Zamawiającego względem Generalnego Wykonawcy, Projektanta, Inżyniera Kontraktu,
ocena wprowadzanych rozwiązań przez projektanta/GW - zamiennych/równoważnych zwłaszcza pod względem kosztów, czasu realizacji, pozytywnego efektu dla Zamawiającego,
przygotowywanie formalnej korespondencji kontraktowej z Generalnym Wykonawcą dotyczącą realizowanego kontraktu (roszczenia, zmiany kontraktowe, egzekwowanie obowiązków kontraktowych),
analiza i ocena dokumentacji projektowej w zakresie ryzyka dotyczącego zmian, tym samym ich wpływ na koszty i czas realizacji,
wsparcie w nadzorowaniu i zarządzaniu procesem budowy zgodnie z przyjętymi standardami,
wspieranie wszelkich działań związanych z obsługą procesu inwestycyjnego,
wsparcie w nadzorowaniu prawidłowego i terminowego wywiązywania się z wybranych umów przez podmioty współpracujące z Muzeum w zakresie procesu projektowego Inwestycji,
wsparcie procesów formalno-prawnych,
bieżące raportowanie,
uczestnictwo w spotkaniach, stały kontakt z uczestnikami procesu budowlanego,
bezpośrednie komunikowanie się z Projektantem w języku angielskim (uzgodnienia, wyjaśnianie zagadnień i problemów),
identyfikacja zdarzeń z zakresu nieprzewidzianych okoliczności oraz planowanie strategii podczas nieprzewidzianych zdarzeń i uczestniczenie w opracowaniu tej strategii,
bezpośrednie komunikowanie się z organami administracji państwowej oraz gestorami mediów oraz kontakt z podmiotami zaangażowanymi w proces budowy MSN,
monitorowanie oraz kontrolowanie kosztów kontraktu względem harmonogramu,
elektroniczne i cyfrowe archiwizowanie dokumentów projektowych oraz dokumentów formalno-prawnych związanych z realizacją Inwestycji,
pomoc w przygotowaniu dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia zamówień w trybie ustawy Prawo Zamówień Publicznych przez Dział Inwestycji,
przygotowywanie notatek i raportów z wewnętrznych spotkań Działu Inwestycji,
pomoc w organizowaniu spotkań oraz innych bieżących administracyjno-formalnych czynności Działu ds. Inwestycji,
koordynacja działań związanych z pozyskiwaniem zgód/pozwoleń/opinii z Instytucji zewnętrznych wraz z bieżącym monitorowaniem terminów i ważności poszczególnych dokumentów,
obsługa i zarządzenie obiegiem dokumentacji technicznej i projektowej,
weryfikacja jakości i terminowości wykonywania prac na budowie (z ramienia Inwestora),
Główny Specjalista / Główna Specjalistka ds. technicznych
Pańska 3, Śródmieście, Warszawa
Wygasła: 19.01.2022
pełny etat
umowa o pracę
praca stacjonarna
specjalista (Mid / Regular)
Obowiązki:
reprezentowanie Zamawiającego względem Generalnego Wykonawcy, Projektanta, Inżyniera Kontraktu
ocena wprowadzanych rozwiązań przez projektanta/GW - zamiennych/równoważnych zwłaszcza pod względem kosztów, czasu realizacji, pozytywnego efektu dla Zamawiającego
przygotowywanie formalnej korespondencji kontraktowej z Generalnym Wykonawcą dotyczącą realizowanego kontraktu (roszczenia, zmiany kontraktowe, egzekwowanie obowiązków kontraktowych)
analiza i ocena dokumentacji projektowej w zakresie ryzyka dotyczącego zmian, tym samym ich wpływ na koszty i czas realizacji
wsparcie w nadzorowaniu i zarządzaniu procesem budowy zgodnie z przyjętymi standardami
wspieranie wszelkich działań związanych z obsługą procesu inwestycyjnego
wsparcie w nadzorowaniu prawidłowego i terminowego wywiązywania się z wybranych umów przez podmioty współpracujące z Muzeum w zakresie procesu projektowego Inwestycji
wsparcie procesów formalno-prawnych
bieżące raportowanie
bezpośrednie komunikowanie się z Projektantem (uzgodnienia, wyjaśnianie zagadnień i problemów)
identyfikacja zdarzeń z zakresu nieprzewidzianych okoliczności
planowanie strategii podczas nieprzewidzianych zdarzeń
bezpośrednie komunikowanie się z organami administracji państwowej oraz gestorami mediów
kontakt z podmiotami zaangażowanymi w proces budowy MSN
merytoryczne wsparcie pracowników Działu Inwestycji
monitorowanie oraz kontrolowanie kosztów kontraktu względem harmonogramu
pomoc w koordynowaniu obiegu dokumentacji Działu Inwestycji
elektroniczne i cyfrowe archiwizowanie dokumentów projektowych oraz dokumentów formalno-prawnych związanych z realizacją Inwestycji
pomoc w przygotowaniu dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia zamówień w trybie ustawy Prawo Zamówień Publicznych przez Dział Inwestycji
pomoc w organizowaniu spotkań oraz innych bieżących administracyjno-formalnych czynności Działu ds. Inwestycji
koordynacja działań związanych z pozyskiwaniem zgód/pozwoleń/opinii z Instytucji zewnętrznych wraz z bieżącym monitorowaniem terminów i ważności poszczególnych dokumentów
weryfikacja jakości i terminowości wykonywania prac na budowie (z ramienia Inwestora)