Czy macie jakieś informacje na temat pracy w tej firmie? Jak wygląda atmosfera? Czy wynagrodzenie jest dobre? Czy są jakieś benefity? Jakie są warunki pracy? Z góry dzięki!
Realizacja obowiązków z obszaru BHP, p. poż. oraz ochrony środowiska także w warunkach laboratoryjnych;
Realizacja wymaganych prawem szkoleń z zakresu BHP (instruktaży ogólnych i szkoleń okresowych);
Monitorowanie stanu bezpieczeństwa i warunków pracy w Instytucie (sporządzanie okresowych analiz i sprawozdań stanu bezpieczeństwa i higieny pracy), identyfikacja potencjalnych zagrożeń, proponowanie działań prewencyjnych i nadzór nad wdrażaniem działań pokontrolnych;
Opracowywanie i opiniowanie instrukcji procedur BHP, aktualizacja rejestru ryzyk na stanowiskach pracy ze wskazaniem czynników szkodliwych występujących na stanowisku pracy oraz innej wymaganej przepisami dokumentacji;
Ocena wdrażanych w Instytucie zmian techniczno-organizacyjnych pod kątem wymogów BHP i p. poż;
Zapewnienie nadzoru nad badaniami środowiska pracy, w tym określenie ich częstotliwości, organizacja badań i określenie z właściwymi k/o ewentualnych działań korygujących/prewencyjnych;
Udział w postępowaniu powypadkowym (przewodniczenie zespołowi powypadkowemu) - sporządzanie właściwej dokumentacji powypadkowej, monitorowanie realizacji wskazanych zaleceń powypadkowych;
Prowadzenie niezbędnych rejestrów, kompletowanie, przechowywanie i archiwizacja dokumentacji BHP zgodnie z wymaganiami prawa i wewnętrznymi regulacjami;
Współpraca z pozostałymi jednostkami organizacyjnymi Instytutu oraz instytucjami zewnętrznymi w zakresie prawidłowej realizacji obowiązków BHP, p. poż. i ochrony środowiska;
Dobór odpowiednich środków ochrony indywidualnej do występujących zagrożeń na stanowiskach pracy;
Starszy Specjalista ds. koordynacji kontraktów i usług B+R
Stabłowicka 147, Fabryczna, Wrocław
Wygasła: 18.03.2024
pełny etat
umowa o pracę
praca stacjonarna
starszy specjalista (Senior)
Obowiązki:
Koordynacja prac zespołów wewnętrznych i zewnętrznych użytkowników laboratoriów oraz racjonalne zarządzanie dostępem do infrastruktury laboratoryjnej;
Monitorowanie zaplanowanych procesów laboratoryjnych, w tym terminowej realizacji zleceń i projektów komercyjnych (z udziałem partnera biznesowego), a także kontraktów badawczych;
Ścisła współpraca z Działem Sprzedaży, a także liderami grup badawczych oraz personelem laboratoriów usługowych w zakresie planowania realizacji usług w laboratoriach;
Udział w koordynowaniu prac związanych z powstawaniem nowych projektów komercyjnych (przy współpracy z biznesem);
Weryfikacja możliwości realizacji badań oraz ich wycena; prowadzenie przeglądów zamówień z klientami komercyjnymi i wewnętrznymi;
Prowadzenie elektronicznego rejestru zleceń;
Obsługa Klienta komercyjnego;
Udział we wdrożeniu i utrzymaniu oraz doskonaleniu systemów zarządzania jakością;
Diagnozowanie potencjału usługowego laboratoriów oraz kierunków jego wykorzystania we współpracy z pracownikami laboratoriów;
Monitorowanie zagrożeń mających wpływ na właściwe wykonanie zadań, monitorowanie istniejących lub przewidywanych zagrożeń oraz przedkładanie propozycji rozwiązań;
Działania w zakresie odrębnie udzielonych pełnomocnictw
bieżące sporządzanie i prowadzenie niezbędnej dokumentacji personalnej (obowiązującej w organizacji i wymaganej; przepisami prawa) związanej z przebiegiem zatrudnienia;
wprowadzanie danych do programów kadrowo-płacowych;
zakładanie i prowadzenie akt osobowych pracowników;
kompletowanie i aktualizacja niezbędnej dokumentacji pracowniczej;
rozliczanie czasu pracy pracowników, nadzorowanie tworzenia harmonogramów i ewidencji czasu pracy;
zgłoszenia i wyrejestrowania z ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych;
sporządzanie raportów i sprawozdań na potrzeby wewnętrzne i do instytucji zewnętrznych (GUS, ankiety itp.);
prowadzenie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych
udział w tworzeniu, weryfikacji i aktualizacji regulaminów wewnętrznych oraz procedur HR;
utrzymywanie pozytywnych relacji z pracownikami, odpowiadanie na zapytania, udzielanie informacji, wsparcie w rozwiązywaniu problemów
Bieżące utrzymanie i konserwacja instalacji oraz urządzeń sanitarnych i wodno - kanalizacyjnych;
Diagnozowanie, analiza przyczyn, usuwanie awarii, wdrażanie działań zaradczych;
Wykonywanie inspekcji, przeglądów oraz napraw;
Wykonywanie prac montażowych i instalacyjnych związanych z naprawami, remontami i modernizacjami w zakresie instalacji oraz urządzeń sanitarnych i wodn-kan
Codzienne wsparcie użytkowników w zakresie obsługi komputerów, urządzeń i systemów informatycznych wykorzystywanych w firmie, w tym: identyfikacja i rozwiązywanie problemów, instalowanie oprogramowania, konfiguracja komputerów i urządzeń peryferyjnych, przygotowywanie sprzętu dla nowych użytkowników itp
Szkolenie nowych pracowników z zakresu funkcjonowania i obsługi oprogramowania;
Naprawa, konserwacja i modernizacja sprzętu komputerowego oraz peryferyjnego, w tym zlecanie napraw na zewnątrz, relokacja sprzętu, reinstalacja systemów i oprogramowania na stacjach roboczych itp
Identyfikacja i rozwiązywanie problemów związanych z obsługą infrastruktury i systemów IT;
Wspieranie i udział w rozwoju infrastruktury i systemów IT;
Ewidencja zasobów IT (m.in. sprzęt, oprogramowanie, licencję), zakupy i aktualizacja oprogramowania użytkowego, monitorowanie aktualności licencji
wsparcie Głównego Księgowego w prowadzeniu ksiąg rachunkowych oraz prowadzeniu polityki podatkowej;
wsparcie Głównego Księgowego w zarządzaniu obszarem rozliczenia podatków i innych danin publiczno-prawnych dotyczących Instytutu;
udział w tworzeniu oraz aktualizowaniu wewnętrznych zasad rachunkowości zasad obiegu dokumentów oraz innych regulacji związanych z rozliczeniami finansowymi w Instytucie;
udział we wdrażaniu i rozwijaniu informatycznych systemów finansowo- księgowych;
współpraca z instytucjami zewnętrznymi oraz sporządzenie sprawozdań, raportów, pism na potrzeby tych instytucji;
opiniowanie umów lub innych dokumentów finansowych;
zatwierdzanie dokumentów do wypłaty, akceptacja dyspozycji środkami pieniężnymi;
dekretacja i księgowanie dokumentów związanych z zamknięciem miesiąca oraz zamknięciem roku;
koordynowanie pracy zespołu księgowości;
wykonywanie innych zadań, które z mocy prawa lub przepisów wewnętrznych zostaną przekazane do realizacji
Współpraca z kierownictwem PORT Łukasiewicz w celu zrozumienia aktualnych i przyszłych potrzeb związanych z rozwojem instytutu badawczego
Określanie kluczowych kompetencji, umiejętności i doświadczenia potrzebnych do efektywnego realizowania celów badawczych instytutu
Opracowywanie i wdrażanie strategii rekrutacyjnych dostosowanych do specyfiki dziedziny, takiej jak nauka, technologia czy innowacyjne projekty
Aktywne poszukiwanie i identyfikacja ekspertów, naukowców oraz liderów, którzy mogą przyczynić się do rozwoju PORT Łukasiewicz
Przeprowadzanie rozmów kwalifikacyjnych z potencjalnymi kandydatami, ocena ich kompetencji naukowych, doświadczenia badawczego oraz zdolności przywódczych
Nawiązywanie i utrzymywanie relacji z kluczowymi postaciami w środowisku naukowym, instytucjami badawczymi oraz uczelniami
Bliska współpraca z zespołem HR PORT Łukasiewicz w dostosowywaniu procesów rekrutacyjnych do specyfiki instytutu badawczego
Raportowanie postępów i rekomendacje kierownictwu dotyczące strategii poszukiwania talentów
Opracowywanie działań promocyjnych mających na celu zwiększenie widoczności PORT Łukasiewicz jako atrakcyjnego pracodawcy w środowisku naukowym
Śledzenie najnowszych trendów w dziedzinie, a także w zakresie rekrutacji naukowców, aby dostosować strategie poszukiwania talentów
Koordynacja i zarządzanie procesem rekrutacyjnym od momentu identyfikacji potrzeb po finalny etap zatrudnienia
Budowa i koordynacja działań zespołu w celu efektywnego osiągania celów rekrutacyjnych
Starszy Specjalista ds. Inwestycji w Dziale Remontowo-Inwestycyjnym
Stabłowicka 147, Fabryczna, Wrocław
Wygasła: 31.01.2024
pełny etat
umowa o pracę
praca stacjonarna
starszy specjalista (Senior)
Obowiązki:
Udział w realizowanych inwestycjach budowlanych po stronie Inwestora (inwestycje realizowane w miejscu pracy, najczęściej polegające na przebudowie lub rozbudowie budynków zabytkowych oraz budowie obiektów użyteczności publicznej);
Przygotowywanie harmonogramów prac projektowych i budowlanych;
Przygotowywanie dokumentacji przetargowej na realizację prac projektowych i budowlanych na podstawie przepisów Prawa Zamówień Publicznych;
Asystowanie i pomoc w pracy inspektorom nadzoru w procesach odbiorów budowlanych;
Udział w przeglądach budowlanych użytkowanych budynków i prowadzenie książek obiektów budowlanych;
Kontakt z organami administracji państwowej i instytucjami zewnętrznymi;
Kontrola budżetu realizowanych inwestycji;
Odpowiedzialność za prawidłowy obieg dokumentów i archiwizację dokumentacji w ramach realizowanych inwestycji budowlanych;
Przygotowanie i sprawdzanie kosztorysów na roboty budowlane;
Specjalista Techniczny (Specjalista ds. Instalacji) w Dziale Technicznym – Sekcja HVAC
Stabłowicka 147, Fabryczna, Wrocław
Wygasła: 25.01.2024
pełny etat
umowa o pracę
praca stacjonarna
specjalista (Mid / Regular)
Obowiązki:
Monitorowanie i utrzymanie w ruchu instalacji i urządzeń sanitarnych i wod-kan w celu zapewnienia ciągłości procesów;
Diagnozowanie, analiza przyczyn, usuwanie awarii, wdrażanie działań prewencyjnych;
Wykonywanie inspekcji, przeglądów oraz napraw;
Wykonywanie prac montażowych i instalacyjnych związanych z remontami i modernizacjami pomieszczeń w zakresie instalacji i urządzeń sanitarnych i wod-kan
Opracowywanie treści marketingowych, w tym przygotowywanie materiałów promocyjnych, treści online i artykułów prasowych
Tworzenie, zarządzanie i monitorowanie kampanii reklamowych online i offline, w tym reklam w mediach społecznościowych
Zarządzanie budżetem marketingowym
Tworzenie kampanii informacyjnych oraz eventów wizerunkowych
Umiejętność przygotowania i redagowania różnorodnych tekstów PR, (m.in. artykułów, newsów, informacji prasowych, treści do mailingów, broszur informacyjnych, ulotek, plakatów) w języku polskim i angielskim
Wspieranie Działu Personalnego w budowaniu strategii rekrutacji na kluczowe stanowiska; w tym rekrutacji liderów grup badawczych
Współpraca z komórkami organizacyjnymi i naukowcami w zakresie promowania Instytutu
Umiejętność prowadzenia komunikacji Instytutu w mediach społecznościowych
Opracowywanie i utrzymanie brand book, dbanie o spójność wizerunku marki
Opracowanie strategii marketingowej z uwzględnieniem bieżącej analizy rynku (w kraju i za granicą)
Wspieranie Działu Sprzedaży w budowaniu strategii sprzedaży oraz budowaniu bazy potencjalnych klientów
Monitorowanie wskaźników związanych z brand awareness i wdrażanie działań mających na celu jego zwiększenie
Aktywny udział w targach, konferencjach, oraz zarządzanie prezentacją marki na takich wydarzeniach
Analiza wyników działań marketingowych i przygotowywanie raportów
Współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi w zakresie tworzenia oferty oraz promocji usług komercyjnych Instytutu
Młodszy Specjalista ds. Marketingu – Dział Marketingu
Stabłowicka 147, Fabryczna, Wrocław
Wygasła: 07.02.2024
pełny etat
umowa o pracę
praca stacjonarna
młodszy specjalista (Junior)
Obowiązki:
Przygotowanie treści marketingowych, w tym przygotowanie materiałów promocyjnych i treści online
Pomoc w tworzeniu kampanii reklamowych online i offline, w tym reklam w mediach społecznościowych
Przygotowywanie i redagowanie różnorodnych tekstów m.in. artykułów, newsów, treści na infografiki, social media, a także publikacji w języku polskim i angielskim
Budowanie świadomości marki Instytutu
Udział w tworzeniu kampanii informacyjnych oraz eventów wizerunkowych
Współpraca z komórkami organizacyjnymi i naukowcami w zakresie promowania Instytutu
Specjalista ds. Biomarkerów i Diagnostyki Laboratoryjnej
Stabłowicka 147, Fabryczna, Wrocław
Wygasła: 21.01.2024
pełny etat
umowa o pracę
praca stacjonarna
specjalista (Mid / Regular)
Obowiązki:
Realizacja rutynowych prac laboratoryjnych w zgodzie z wdrożonymi elementami systemu jakości ISO 15189 dla laboratorium medycznego oraz ISO 17025 dla laboratorium badawczego;
Współpraca z zespołem w zakresie wykonywania testów diagnostycznych (IVD) oraz procedur badawczych (RUO) w Laboratorium usługowym;
Aktywne uczestnictwo w doskonaleniu metod badawczych oraz wdrażanie nowych technologii;
Udział w utrzymaniu systemów jakości w Laboratorium usługowym;
Przygotowywanie raportów laboratoryjnych z prowadzonych eksperymentów;
Dbanie o porządek i utrzymanie czystości na stanowisku pracy;
Utrzymanie właściwego stanu technicznego powierzonej aparatury badawczej;
Udział w planowaniu zakupów niezbędnych zasobów do realizacji badań w Laboratorium usługowym;
Monitorowanie zagrożeń mających wpływ na właściwe wykonanie zadań badawczych;
Praca w warunkach sterylnych oraz gotowość do pracy z materiałem potencjalnie zakaźnym
wsparcie Głównego Księgowego w prowadzeniu ksiąg rachunkowych oraz prowadzeniu polityki podatkowej;
wsparcie Głównego Księgowego w zarządzaniu obszarem rozliczenia podatków i innych danin publiczno-prawnych dotyczących Instytutu;
udział w tworzeniu oraz aktualizowaniu wewnętrznych zasad rachunkowości zasad obiegu dokumentów oraz innych regulacji związanych z rozliczeniami finansowymi w Instytucie;
udział we wdrażaniu i rozwijaniu informatycznych systemów finansowo- księgowych;
współpraca z instytucjami zewnętrznymi oraz sporządzenie sprawozdań, raportów, pism na potrzeby tych instytucji;
opiniowanie umów lub innych dokumentów finansowych;
zatwierdzanie dokumentów do wypłaty, akceptacja dyspozycji środkami pieniężnymi;
dekretacja i księgowanie dokumentów związanych z zamknięciem miesiąca oraz zamknięciem roku;
koordynowanie pracy zespołu księgowości;
wykonywanie innych zadań, które z mocy prawa lub przepisów wewnętrznych zostaną przekazane do realizacji
Inżynier Procesu w Grupie Badawczej Onkologii Neurofizjologicznej
Stabłowicka 147, Fabryczna, Wrocław
Wygasła: 19.01.2024
pełny etat
umowa o pracę
praca stacjonarna
specjalista (Mid / Regular)
Obowiązki:
Kompleksowe zarządzanie i koordynacja pracą laboratorium, nadzór nad realizacją usług badawczych i komercyjnych;
Nadzór nad prowadzoną dokumentacją laboratoryjną zgodnie z przyjętym systemem jakości;
Obsługa systemów związanych z zamówieniami publicznymi i rozliczeniem budżetu (m.in. Tworzenie planów zakupów; Udział w postępowaniu przetargowym; Opisywanie treści faktur; Przygotowywanie zamówień na artykuły jednorazowe i sprzęt zgodnie z Przetargowym Systemem Zamówień Publicznych);
Administracyjna obsługa projektów finansowanych z krajowych i zagranicznych źródeł (NCN/NCBiR, EU Horizon, itp.);
Obsługa wniosków do odpowiednich komisji i ministerstw (komisje etyczne, ministerstwo środowiska, itp.);
Logistyka i organizacja pracy w laboratorium badawczym, włączając utrzymanie i obsługę sprzętu technicznego oraz narzędzi, terminową realizację usług technicznych i handlowych, oraz procedur;
Troska o laboratorium, instrukcje i procedury pracy;
Wprowadzanie nowych pracowników do pracy w laboratorium;
Kierownik Kancelarii Instytutu w Biurze Dyrektora Instytutu
Stabłowicka 147, Fabryczna, Wrocław
Wygasła: 16.12.2023
pełny etat
umowa o pracę
praca stacjonarna
kierownik / koordynator
Obowiązki:
Zarządzanie zespołem pracowników;
Bieżący kontakt z jednostkami nadrzędnymi, w szczególności z Centrum Łukasiewicz;
Nadzór nad kluczowymi procesami realizowanymi przez Kancelarię Instytutu, w tym m.in.:
procesem wdrażania w Instytucie Uchwał, Zarządzeń i Wytycznych przyjętych przez Dyrektora Instytutu oraz Radę Instytutu,
procesem obiegu korespondencji przychodzącej i wychodzącej w formie zarówno papierowej, jak i elektronicznej,
procesem archiwizacji dokumentacji papierowej oraz elektronicznej (współpraca
z Archiwistą Zakładowym),
procesem raportowym na potrzeby Kancelarii Instytutu oraz Dyrektora Instytutu;
Współpraca ze wszystkimi komórkami organizacyjnymi Instytutu, w szczególności z Biurem Prawnym (konsultacje wymagań ustawowych), Działem IT (wspólnie z Architektem systemów IT kreowanie i wdrażanie usprawnień w systemie bazodanowym), Działem Kontroling (pozyskiwanie danych na potrzeby raportowe);
Kreowanie i podnoszenie standardów funkcjonowania podległego obszaru poprzez m.in. aktualizowanie lub sporządzanie procedur, instrukcji, jak również zasad współpracy z innymi komórkami organizacyjnymi;
Przestrzeganie obowiązujących przepisów związanych z utrzymywaniem zwierzętarni w organizacji;
Nadzór nad dobrostanem zwierząt i zapewnienie odpowiednich warunków do ich utrzymania;
Nadzór nad osobami sprawującymi opiekę nad zwierzętami w organizacji;
Przestrzeganie dyscypliny pracy, przepisów dotyczących prawa pracy, regulaminów, procedur wewnętrznych i wytycznych obowiązujących w organizacji oraz przepisów BHP;
Praca zgodnie z grafikiem również w soboty, niedziele i święta
Codzienne wsparcie użytkowników w zakresie obsługi komputerów, urządzeń i systemów informatycznych wykorzystywanych w firmie, w tym: identyfikacja i rozwiązywanie problemów, instalowanie oprogramowania, konfiguracja komputerów i urządzeń peryferyjnych, przygotowywanie sprzętu na konferencje itp
Szkolenie nowych pracowników z zakresu funkcjonowania i obsługi systemów i oprogramowania
Naprawa, konserwacja i modernizacja sprzętu komputerowego oraz peryferyjnego, w tym zlecanie napraw na zewnątrz, relokacja sprzętu, reinstalacja systemów i oprogramowania na stacjach roboczych itp
Identyfikacja i rozwiązywanie problemów związanych z obsługą infrastruktury i systemów IT
Wspieranie i udział w rozwoju infrastruktury i systemów IT
Ewidencja zasobów IT (m.in. sprzęt, oprogramowanie, licencję), zakupy i aktualizacja oprogramowania użytkowego, monitorowanie aktualności licencji
Udział w realizowanych inwestycjach budowlanych po stronie Inwestora (inwestycje realizowane w miejscu pracy, najczęściej polegające na przebudowie lub rozbudowie budynków zabytkowych oraz budowie/przebudowie laboratoriów badawczych);
Przygotowywanie harmonogramów prac projektowych i budowlanych;
Przygotowywanie dokumentacji przetargowej i inwestycyjnej na podstawie Prawa Zamówień Publicznych;
Asystowanie w procesach odbiorów budowlanych oraz procesach kierowania projektami;
Udział w przeglądach budowlanych użytkowanych budynków i prowadzenie książek obiektów budowlanych;
Kontakt z organami administracji państwowej i instytucjami zewnętrznymi;
Przygotowywanie zamówień oraz kontrola budżetu realizowanych inwestycji
zapewnienie stałej i bieżącej pomocy prawnej (tworzenie i weryfikacja umów i innej dokumentacji organizacji, analizy prawne, wskazywanie rozwiązań i rekomendacji);
udzielanie porad prawnych i konsultacji prawnych;
windykacja sądowa (według potrzeb, niemasowa) oraz prowadzenie innych spraw sądowych;
wsparcie Wirtualnego Instytut Badawczego (obsługa instytucji finansującej)
Zapewnienie terminowej i prawidłowej obsługi kadrowo – płacowej;
Merytoryczne wsparcie w zakresie prawa pracy oraz stałe monitorowanie zmian i interpretacji przepisów;
Organizowanie i nadzór nad pracą podległego zespołu w zakresie zatrudniania, obsługi umów, rozliczania czasu pracy i wynagrodzeń, obsługi PPK, deklaracji ZUS, US, PFRON oraz pozostałych procesów kadrowo-płacowych;
Tworzenie i aktualizacja procedur kadrowych oraz regulaminów pracy, wynagrodzenia i ZFŚS;
Koordynowanie procesem legalizacji pracy cudzoziemców;
Nadzór nad procesem raportowania i analiz HR;
Nadzór nad poprawnością funkcjonowania systemu kadrowego;
Zapewnienie prawidłowości i terminowości rozliczeń i sprawozdawczości z instytucjami państwowymi;
Inicjowanie usprawnień i wprowadzanie nowych rozwiązań
Realizacja obowiązków z obszaru BHP, p. poż. oraz ochrony środowiska zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz polityką organizacji
Realizacja wymaganych prawem szkoleń z zakresu BHP (instruktaży ogólnych i szkoleń okresowych)
Monitorowanie stanu bezpieczeństwa i warunków pracy w Instytucie (sporządzanie okresowych analiz i sprawozdań stanu bezpieczeństwa i higieny pracy), identyfikacja potencjalnych zagrożeń, proponowanie działań prewencyjnych i nadzór nad wdrażaniem działań pokontrolnych
Opracowywanie i opiniowanie instrukcji procedur BHP, aktualizacja rejestru ryzyk na stanowiskach pracy ze wskazaniem czynników szkodliwych występujących na stanowisku pracy oraz innej wymaganej przepisami dokumentacji
Ocena wdrażanych w Instytucie zmian techniczno-organizacyjnych pod kątem wymogów BHP i p. poż
Zapewnienie nadzoru nad badaniami środowiska pracy, w tym określenie ich częstotliwości, organizacja badań i określenie z właściwymi k/o ewentualnych działań korygujących/prewencyjnych
Udział w postępowaniu powypadkowym (przewodniczenie zespołowi powypadkowemu) - sporządzanie właściwej dokumentacji powypadkowej, monitorowanie realizacji wskazanych zaleceń powypadkowych
Prowadzenie niezbędnych rejestrów, kompletowanie, przechowywanie i archiwizacja dokumentacji BHP zgodnie z wymaganiami prawa i wewnętrznymi regulacjami
Współpraca z pozostałymi jednostkami organizacyjnymi Instytutu oraz instytucjami zewnętrznymi w zakresie prawidłowej realizacji obowiązków BHP, p. poż. i ochrony środowiska
Dobór odpowiednich środków ochrony indywidualnej do występujących zagrożeń na stanowiskach pracy
Uczestniczenie w procesie przygotowania rocznego budżetu Instytutu w zakresie wynagrodzeń i świadczeń pozapłacowych;
Monitorowanie wykorzystania budżetów i stanu realizacji porozumień płacowych i innych regulacji dotyczących wynagrodzeń;
Analiza, przetwarzanie i ocena danych personalnych z całego obszaru HR (wskaźniki strategii personalnej, kadry i płace, rekrutacja, zatrudnienie, czas pracy, koszty personalne i rzeczowe itp.);
Przygotowywanie zestawień i raportów z obszaru personalnego, analizowanie odchyleń od planu i przeprowadzanie analizy rozbieżności;
Koordynowanie procesu przyznawania świadczeń z funduszu premii, nagród i innych regulacji wewnętrznych;
Współpraca z działami HR i biznesem w celu zapewnienia kompletności danych, optymalizacji i kontroli wyników;
Aktywne uczestniczenie w procesie optymalizacji narzędzi oraz rozwiązań w obszarze HR;
Przygotowywanie cyklicznych raportów dla różnych grup odbiorców;
Współpraca z zespołem płacowym, HR Biznes Partnerami i osobami decyzyjnymi w Pionie HR
zapewnienie skutecznego nadzoru i kontroli nad monitorowaniem trwałości projektów zgodnie z pożądanymi wskaźnikami – szczególnie w zakresie zgodności z zawartymi umowami, oczekiwanymi wskaźnikami oraz wytycznymi programowymi;
opracowanie i wdrożenie metodyki zarządzania trwałością projektów dla portfela projektów Instytutu;
nadzór nad projektami w okresie ich trwałości;
zapewnienie odpowiedniego wsparcia organizacyjnego i metodycznego dla innych komórek w zakresie trwałości projektów, w tym dla Działu Transferu Technologii;
współpraca z jednostkami zewnętrznymi uczestniczącymi w realizacji projektów;
udział w procesie oceny realizacji i wykonania projektów;
współpraca z Działem Transferu Technologii oraz Archiwum
Zapewnienie odpowiednich warunków utrzymywania i ochrony zwierząt doświadczalnych;
Nadzór nad osobami sprawującymi opiekę nad zwierzętami w organizacji;
Nadzór nad dobrostanem zwierząt utrzymywanych w zwierzętarni;
Przestrzeganie obowiązujących przepisów związanych z utrzymywaniem zwierzętarni w organizacji;
Przestrzeganie dyscypliny pracy, przepisów dotyczących prawa pracy, regulaminów, procedur wewnętrznych i wytycznych obowiązujących w organizacji oraz przepisów BHP;
Praca zgodnie z grafikiem również w soboty, niedziele i święta
Główny Specjalista ds. Administracji w Biurze Dyrektora Instytutu
Stabłowicka 147, Fabryczna, Wrocław
Wygasła: 12.09.2023
pełny etat
umowa o pracę
praca stacjonarna
specjalista (Mid / Regular)
Obowiązki:
• Bieżący kontakt z jednostkami nadrzędnymi, w szczególności z Centrum Łukasiewicz;
• Nadzór nad kluczowymi procesami realizowanymi przez Kancelarię Instytutu, w tym m.in.:
o procesem wdrażania w Instytucie Uchwał, Zarządzeń i Wytycznych przyjętych przez Dyrektora Instytutu oraz Radę Instytutu,
o procesem obiegu korespondencji przychodzącej i wychodzącej w formie zarówno papierowej, jak i elektronicznej,
o procesem archiwizacji dokumentacji papierowej oraz elektronicznej,
o procesem raportowym na potrzeby Kancelarii Instytutu oraz Dyrektora Instytutu;
• Prowadzenie Archiwum Zakładowego Łukasiewicz – PORT, w tym koordynowanie zadań realizowanych przez archiwistów zakładowych;
• Współpraca ze wszystkimi komórkami organizacyjnymi Instytutu, w szczególności z Biurem Prawnym (konsultacje wymagań ustawowych), Działem IT (wspólnie z Architektem systemów IT kreowanie i wdrażanie usprawnień w systemie bazodanowym), Działem Kontroling (pozyskiwanie danych na potrzeby raportowe);
• Kreowanie i podnoszenie standardów funkcjonowania podległego obszaru poprzez m.in. aktualizowanie lub sporządzanie procedur, instrukcji, jak również reguł współpracy z innymi komórkami organizacyjnymi
Młodszy Specjalista ds. Administracji w Biurze Dyrektora Instytutu
Stabłowicka 147, Fabryczna, Wrocław
Wygasła: 12.09.2023
pełny etat
umowa o pracę
praca stacjonarna
młodszy specjalista (Junior)
Obowiązki:
Realizacja procesu obiegu korespondencji przychodzącej i wychodzącej w formie zarówno papierowej, jak i elektronicznej, w tym m.in.:
- rejestrowanie i wprowadzanie korespondencji przychodzącej do systemu bazodanowego,
- rejestrowanie korespondencji wychodzącej w systemie bazodanowej,
- rejestrowanie i wprowadzanie dokumentów w systemie bazodanowym
Wsparcie archiwisty zakładowego w zadaniach związanych z archiwizacją dokumentacji papierowej oraz elektronicznej, w tym porządkowanie dokumentacji stanowiącej zasób archiwum oraz przygotowywanie spisów zdawczo-odbiorczych
Udostępnianie przechowywanej dokumentacji
Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
Prowadzenie wewnętrznych rejestrów i zestawień
Stała współpraca z Pocztą Polską oraz firmami kurierskimi
Zapewnienie odpowiednich warunków utrzymywania i ochrony zwierząt doświadczalnych;
Nadzór nad osobami sprawującymi opiekę nad zwierzętami w organizacji;
Nadzór nad dobrostanem zwierząt utrzymywanych w zwierzętarni;
Przestrzeganie obowiązujących przepisów związanych z utrzymywaniem zwierzętarni w organizacji;
Przestrzeganie dyscypliny pracy, przepisów dotyczących prawa pracy, regulaminów, procedur wewnętrznych i wytycznych obowiązujących w organizacji oraz przepisów BHP;
Praca zgodnie z grafikiem również w soboty, niedziele i święta
Udział w przygotowywaniu scenariuszy zajęć dla różnych grup wiekowych, ze szczególnym uwzględnieniem scenariuszy z obszaru chemii, biologii i ekologii;
Prowadzenie zajęć edukacyjnych dla różnych grup wiekowych, obejmujących dzieci i młodzież szkolną oraz dorosłych;
Współpraca w przygotowaniu programów edukacyjnych, w tym warsztatów, zajęć, wystaw;
Współpraca w organizacji działań i aktywności popularnonaukowych i edukacyjnych;
Współpraca w opracowaniu regulaminów, zasad, procedur;
Dbałość o bezpieczeństwo pracy uczestników zajęć;
Realizacja procedur administracyjnych, w tym w szczególności procedur zakupowych i obsługi kasowej
Specjalista ds. PR (Public Relations) - Sekcja Komunikacji i Promocji
Stabłowicka 147, Fabryczna, Wrocław
Wygasła: 12.06.2023
pełny etat
umowa o pracę
praca stacjonarna
specjalista (Mid / Regular)
Obowiązki:
Przygotowywanie i redagowanie różnorodnych tekstów m.in. artykułów, newsów, treści na infografiki, social media, a także publikacji w języku polskim i angielskim
Tworzenie materiałów PR dla mediów
Udział w organizacji konferencji prasowych, briefingów, wywiadów, kampanii informacyjnych oraz eventów wizerunkowych
Współpraca z podwykonawcami w zakresie usług public relations
Współpraca z komórkami organizacyjnymi i naukowcami w zakresie pozyskiwania informacji dla mediów oraz promocji instytucji
rozliczanie przydzielonych do administrowania projektów zgodnie z harmonogramem;
prowadzenie monitoringu finansowego projektów;
nadzór nad dokumentacją projektową związaną z realizacją projektów, w tym monitorowanie rzeczowej realizacji projektów i utrzymania wskaźników;
monitorowanie ryzyk projektowych;
monitorowanie postępu projektów i bieżące/cykliczne raportowanie;
administrowanie korespondencją i dokumentacją w projektach, w tym: przygotowanie, gromadzenie, odpowiednie przechowywanie i zabezpieczenie dokumentacji projektowej zgodnie z obowiązującymi wewnętrznymi aktami normatywnymi Instytutu oraz wytycznymi projektowymi;
bieżący kontakt z Konsorcjantami i opiekunami po stronie Instytucji finansującej w zakresie uzgodnień finansowych projektów;
weryfikacja dokumentacji związanej z wyjazdami służbowymi pracowników i uczestników projektów;
przygotowanie dokumentacji projektowych do kontroli wewnętrznych i zewnętrznych oraz audytów;
opisywanie dokumentów finansowych związanych z realizacją projektów pod kątem zgodności z harmonogramem i budżetem projektu;
organizacja oraz obsługa zebrań i narad związanych z realizowanymi projektami;
Nadzór nad utrzymaniem infrastruktury technicznej w zakresie m.in. instalacji wodno-kanalizacyjnych, układów wentylacji, stacji uzdatniania wody, neutralizacji;
Diagnozowanie usterek w powierzonym obszarze infrastruktury technicznej;
Nadzór branżowy nad realizacją bieżącej konserwacji i przeglądów w powierzonym obszarze;
Tworzenie i archiwizowanie dokumentacji wewnętrznej;
Bieżący monitoring i rozwiązywanie problemów pojawiających się w związku z eksploatacją budynków i instalacji w powierzonym obszarze
Monitorowanie programów oraz inicjatyw na poziomie regionu, kraju i UE w zakresie obszarów priorytetowych dla Instytutu w celu zidentyfikowania źródeł finansowania projektów;
Przygotowywaniem informacji dla pracowników Instytutu z aktualnymi wiadomościami, wydarzeniami, konkursami i szkoleniami z zakresu dotacji;
Współpraca z pracownikami Instytutu w zakresie pozyskiwania nowych projektów (projekty badawcze, naukowe, inwestycyjne oraz wspierające rozwój organizacji);
Analizowanie możliwości pozyskania dofinansowania dla projektu w ramach dostępnych programów i funduszy europejskich, weryfikacja terminów i rodzajów naborów;
Pozyskiwanie danych niezbędnych do stworzenia dokumentacji aplikacyjnej;
Sporządzanie wniosków projektowych i analiz finansowych, w tym optymalizowanie treści wniosku w celu uzyskania maksimum punktów;
Nadzór i weryfikacja przygotowywanej dokumentacji do umowy o dofinansowanie;
Doradztwo w zakresie prowadzenia projektów;
Nadzór nad poprawnością finansowo-prawną składanych projektów;
Sporządzanie raportów określających poziom wynalazczy i nowość wynalazków;
Identyfikacja wyników badań w projektach, które potencjalnie mogą być przedmiotem zgłoszenia patentowego;
Udział w przygotowywaniu zgłoszeń patentowych wynalazków opracowywanych w projektach badawczo – rozwojowych;
Wsparcie merytoryczne działu w zakresie komercjalizacji wyników badań;
Udział w pracach związanych z analizą stanu techniki i oceną możliwości ochrony wyników prac badawczych w projektach badawczo – rozwojowych;
Udział w przygotowaniu drogi odwoławczej, obrony zgłoszeń na drodze redakcji opisu patentowego i zastrzeżeń w projektach badawczo – rozwojowych;
Spotkania eksperckie z przedstawicielami przedsiębiorstw w zakresie oceny potencjału rynkowego wynalazków – wsparcie działań Departamentu Rozwoju Biznesu;
Nadzór i koordynacja prac związanych z analizą stanu techniki i oceną możliwości ochrony wyników prac badawczych w projektach, w tym współpraca z Kancelarią Rzeczników Patentowych;
Kontynuacja postępowania przed Urzędem Patentowym w kwestiach dotyczących zagadnień merytorycznych, proceduralnych i wnoszenia opłat;
Wykonywanie innych czynności zleconych przez Przełożonego w zakresie wynikającym z powierzonych zadań
Prowadzenie całości spraw personalnych w organizacji w szczególności:
Bieżące sporządzanie i prowadzenie niezbędnej dokumentacji personalnej (obowiązującej w organizacji i wymaganej przepisami prawa) związanej z przebiegiem zatrudnienia;
Wprowadzanie danych do programów kadrowo-płacowych;
Zakładanie i prowadzenie akt osobowych pracowników;
Kompletowanie i aktualizacja niezbędnej dokumentacji pracowniczej;
Rozliczanie czasu pracy pracowników, nadzorowanie tworzenia harmonogramów i ewidencji czasu pracy;
Zgłoszenia i wyrejestrowania z ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych;
Sporządzanie raportów i sprawozdań na potrzeby wewnętrzne i do instytucji zewnętrznych (GUS, ankiety itp.);
Udział w tworzeniu, weryfikacji i aktualizacji regulaminów wewnętrznych oraz procedur HR;
Utrzymywanie pozytywnych relacji z pracownikami, odpowiadanie na zapytania, udzielanie informacji, wsparcie w rozwiązywaniu problemów
prowadzenie projektów związanych z rozwojem systemów informatycznych;
zbieranie i analizowanie potrzeb biznesowych oraz opracowywanie wymagań biznesowych dotyczących modyfikacji systemów informatycznych zgodnie z oczekiwaniami jednostek merytorycznych;
zarządzanie utrzymaniem i usuwaniem błędów zidentyfikowanych w systemie;
zlecanie prac rozwojowych i naprawczych podwykonawcom oraz monitorowanie zleconych zadań (w szczególności egzekwowanie od dostawców warunków umów SLA);
testowanie systemu i wdrażanie zmian w systemach informatycznych niezbędnych do prawidłowego działania systemów informatycznych (w tym aktualizacji oprogramowania);
negocjowanie warunków umów serwisowych i wsparcia;
przygotowywanie dokumentacji przetargowej na dostawę usług oraz zakup sprzętu i oprogramowania komputerowego zgodnie z obowiązującymi w organizacji procedurami oraz udział w pracach komisji przetargowych na zakupy związane z usługami/sprzętem informatycznym
księgowanie wybranych operacji związanych z rozliczaniem projektów;
prowadzenie ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych;
udział o opracowywaniu zasad prowadzenia rachunkowości projektowej oraz obiegu dokumentów, tworzenie wzorów dokumentów;
ustalanie zasad prowadzenia ewidencji w projektach zgodnie z wymogami określonymi w umowach o dofinansowanie lub innych dokumentach regulujących realizację projektów;
koordynowanie współpracy i procesów wymiany informacji pomiędzy Działem Księgowości, a działem Zarządzania Projektami;
nadzorowanie przekazywania informacji finansowych organom kontrolującym realizację projektów;
kontrola prawidłowości prowadzonej na potrzeby projektów ewidencji księgowej oraz kontrola prawidłowości operacji środkami pieniężnymi na wyodrębnionych na cele projektów rachunkach bankowych;
raportowanie danych finansowych dotyczących projektów na potrzeby wewnętrzne
Udział w realizowanych inwestycjach budowlanych w charakterze inżyniera budowy po stronie Inwestora (inwestycje realizowane w miejscu pracy, najczęściej polegające na przebudowie lub rozbudowie budynków zabytkowych oraz budowie/przebudowie laboratoriów badawczych);
Przygotowywanie harmonogramów prac projektowych i budowlanych;
Przygotowywanie dokumentacji przetargowej i inwestycyjnej na podstawie Prawa Zamówień Publicznych;
Asystowanie w procesach odbiorów budowlanych oraz procesach kierowania projektami;
Udział w przeglądach budowlanych użytkowanych budynków i prowadzenie książek obiektów budowlanych;
Kontakt z organami administracji państwowej i instytucjami zewnętrznymi;
Przygotowywanie zamówień oraz kontrola budżetu realizowanych inwestycji
prowadzenie projektów związanych z rozwojem systemów informatycznych;
zbieranie i analizowanie potrzeb biznesowych oraz opracowywanie wymagań biznesowych dotyczących modyfikacji systemów informatycznych zgodnie z oczekiwaniami jednostek merytorycznych;
zarządzanie utrzymaniem i usuwaniem błędów zidentyfikowanych w systemie;
zlecanie prac rozwojowych i naprawczych podwykonawcom oraz monitorowanie zleconych zadań (w szczególności egzekwowanie od dostawców warunków umów SLA);
testowanie systemu i wdrażanie zmian w systemach informatycznych niezbędnych do prawidłowego działania systemów informatycznych (w tym aktualizacji oprogramowania);
negocjowanie warunków umów serwisowych i wsparcia;
przygotowywanie dokumentacji przetargowej na dostawę usług oraz zakup sprzętu i oprogramowania komputerowego zgodnie z obowiązującymi w organizacji procedurami oraz udział w pracach komisji przetargowych na zakupy związane z usługami/sprzętem informatycznym
Delegowanie i rozliczanie zadań sekcji elektrycznej i sekcji HVAC działu technicznego;
Nadzór i koordynacja prawidłowej i terminowej realizacji zadań podległego działu, zapewniających efektywne utrzymanie infrastruktury technicznej budynków;
Odpowiedzialność za utrzymanie ciągłości procesów technologicznych (kotłownie, rozdzielnie, maszynownie, agregaty chłodnicze) dla około 25 000 m2 powierzchni użytkowej laboratoriów i biur;
Zapewnienie ciągłości przeglądów, badań i kontroli istniejącej infrastruktury zgodnie z obowiązującymi przepisami;
Udział w realizacji przetargów oraz wyborze wykonawców prac projektowych i robót budowlanych dla planowanych inwestycji;
Współpraca z organami administracji państwowej i instytucjami zewnętrznymi w zakresie prowadzonych kontroli oraz niezbędnym dla prawidłowego prowadzenia procesów utrzymania infrastruktury (m.in. UDT, WIOŚ);
Udział w realizacji inwestycji budowy/przebudowy budynków, w zakresie instalacyjnym;
Monitorowanie oraz optymalizacja kosztów zużycia mediów (energia elektryczna, gaz ziemny, woda, gazy techniczne)
Delegowanie i rozliczanie zadań sekcji utrzymania zieleni oraz sekcji realizacji remontów w istniejącej infrastrukturze
Koordynacja i kompleksowe zarządzanie realizacją procesów inwestycyjnych również w zakresie infrastruktury zabytkowej oraz laboratoryjnej
Odpowiedzialność za jakość, terminowość, koszty oraz warunki wykonywanych prac utrzymaniowych oraz inwestycyjnych
Prace administracyjne w zakresie prowadzonych procesów inwestycyjnych oraz remontowych
Udział w realizacji przetargów oraz wyborze wykonawców prac projektowych i robót budowlanych
Współpraca z organami administracji państwowej i instytucjami zewnętrznymi w zakresie niezbędnym dla prawidłowego prowadzenia procesów inwestycyjnych i remontowych
Pełnienie obowiązków inspektora nadzoru inwestorskiego podczas realizacji inwestycji
Prowadzenie książek obiektów budowlanych i przeprowadzanie obowiązkowych przeglądów budowlanych istniejących budynków
Obsługa kancelaryjna i asystencka Departamentu WIB;
Przyjmowanie, rejestrowanie i wysyłka korespondencji, w tym obsługa skrzynki ePUAP;
Koordynacja prawidłowego obiegu dokumentów i informacji w organizacji;
Porządkowanie, przechowywanie, zabezpieczanie, prowadzenie ewidencji oraz archiwizowanie powierzonej dokumentacji;
Współpraca z komórkami organizacyjnymi Instytutu w zakresie opieki nad dokumentacją;
Przygotowywanie, edycja lub formatowanie prostych pism, prowadzenie rejestrów, opracowanie prezentacji i materiałów;
Współpraca z firmami kurierskimi;
Organizacja i koordynacja spotkań i wyjazdów biznesowych;
Dbanie o wizerunek Departamentu;
Prowadzenie strony internetowej Programu WIB, współpraca z działem komunikacji w zakresie upowszechniania informacji o przeprowadzanych konkursach;
Wsparcie procesu organizowania i przeprowadzania konkursów;
Organizacyjne wsparcie procesu oceny formalnej i merytorycznej wniosków o finansowanie;
Wsparcie procesu rozliczania zadań zespołów badawczych, w tym weryfikacja kwalifikowalności poniesionych wydatków; ocena formalna raportów z postępu rzeczowego i finansowego zadań badawczych, współpraca z działem księgowości w zakresie dokonywania płatności na rzecz zespołów badawczych;
Przygotowywanie materiałów i raportów zapewniających prawidłową realizację zadań Podmiotu Zarządzającego WIB;
Realizacja procedur zakupowych na rzecz Podmiotu Zarządzającego w zakresie zadań związanych z wdrażaniem programu WIB
Uczestniczenie w procesie przygotowania rocznego budżetu Instytutu w zakresie wynagrodzeń i świadczeń pozapłacowych;
Monitorowanie wykorzystania budżetów i stanu realizacji porozumień płacowych i innych regulacji dotyczących wynagrodzeń;
Analiza, przetwarzanie i ocena danych personalnych z całego obszaru HR (wskaźniki strategii personalnej, kadry i płace, rekrutacja, zatrudnienie, czas pracy, koszty personalne i rzeczowe itp.);
Przygotowywanie zestawień i raportów z obszaru personalnego, analizowanie odchyleń od planu i przeprowadzanie analizy rozbieżności;
Koordynowanie procesu przyznawania świadczeń z funduszu premii, nagród i innych regulacji wewnętrznych;
Współpraca z działami HR i biznesem w celu zapewnienia kompletności danych, optymalizacji i kontroli wyników;
Aktywne uczestniczenie w procesie optymalizacji narzędzi oraz rozwiązań w obszarze HR;
Przygotowywanie cyklicznych raportów dla różnych grup odbiorców;
Współpraca z zespołem płacowym, HR Biznes Partnerami i osobami decyzyjnymi w Pionie HR
Przygotowywanie i prowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych
Pełnienie funkcji sekretarza komisji przetargowej
Zapewnienie prawidłowości stosowania w Instytucie przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych, przepisów wykonawczych do ustawy oraz przepisów wewnętrznych
Uczestniczenie w procedurach udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza kwoty 130 000 PLN netto – na podstawie Regulaminu, obowiązującego w Instytucie
Udział w przygotowywaniu rocznego planu zamówień publicznych, jego modyfikacja oraz monitorowaniu wykonania
Wspieranie jednostek organizacyjnych Instytutu poprzez doradztwo w zakresie stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych
Proponowanie, w uzgodnieniu z biurem prawnym, rozstrzygnięć zaistniałych kwestii spornych i problemów w stosowaniu przepisów prawa zamówień publicznych
Archiwizacja dokumentacji postępowań
Przygotowywanie raportów odnośnie stanu i postępów realizacji zakupów
Wykonywanie innych zadań powierzonych przez Przełożonego, zgodnych z zakresem zadań komórki organizacyjnej
Kształtowanie i nadzorowanie procesu kadrowego w organizacji dostosowując go do specyfiki pracodawcy i potrzeb związanych z formami zatrudnienia (prace projektowe i PZP)
Nadzorowanie prawidłowości prowadzenia dokumentacji osobowej i ewidencjach kadrowych
Współpraca z osobami kształtującymi proces płacowy (ogólna wiedza o procesach płacowych i świadomość zależności pomiędzy działami)
Zarządzanie i tworzenie procesu prowadzenia dokumentacji osobowej, a nie tylko koncentracja na sporządzaniu dokumentacji na podstawie przepisów prawa pracy oraz prawa cywilnego
Opracowywanie i wdrażanie Regulaminu Pracy
Opracowywanie i nadzór regulacji ZFŚŚ
Nadzór i zarządzanie procesem organizacji procesu kadrowego w ujęciu całej organizacji (przepływ dokumentacji pomiędzy poszczególnymi jednostkami);
Współpraca z kadrą kierowniczą w działaniu, które ma na celu zapewnienie stosowania prawa pracy w organizacji
Zarządzanie komunikacją pracowniczą (w aspekcie kadrowym); informowanie pracowników o zmianach w zakresie prawa pracy
tworzenie, aktualizacja i wdrażanie standardów raportowania;
tworzenie planów finansowych i budżetów, potwierdzanie zgodności planowanych wydatków z budżetem oraz raportowanie stopnia realizacji budżetów/subwencji/dotacji;
tworzenie raportów dotyczących subwencji oraz przyznanych dotacji;
nadzorowanie prawidłowości przygotowywania raportów zarządczych, analiz, prognoz i opracowań przez pracowników Działu Kontrolingu;
nadzorowanie przygotowywania informacji finansowych na potrzeby organizacji zewnętrznych (m.in. banki, fundusze UE, ubezpieczyciele);
tworzenie strategii w zakresie rozwoju narzędzi kontrolingowych wspomagających sprawozdawczość zarządczą oraz nadzór nad ich udoskonalaniem, rozbudową i utrzymaniem istniejących narzędzi kontrolingowych;
nadzorowanie procesu monitorowania ryzyk finansowych oraz sygnalizowanie wystąpienia ryzyka lub zmiany oceny ryzyka;
uczestniczenie w procesach informatyzacji poszczególnych komórek organizacyjnych pod kątem spójności danych i wykorzystywania danych do raportów zarządczych
zapewnienie stałej i bieżącej pomocy prawnej (tworzenie i weryfikacja umów i innej dokumentacji organizacji, analizy prawne, wskazywanie rozwiązań i rekomendacji);
udzielanie porad prawnych i konsultacji prawnych;
windykacja sądowa (według potrzeb, niemasowa) oraz prowadzenie innych spraw sądowych;
wsparcie Wirtualnego Instytut Badawczego (obsługa instytucji finansującej)
Prowadzenie całości spraw personalnych w organizacji w szczególności:
Bieżące sporządzanie i prowadzenie niezbędnej dokumentacji personalnej (obowiązującej w organizacji i wymaganej przepisami prawa) związanej z przebiegiem zatrudnienia;
Wprowadzanie danych do programów kadrowo-płacowych;
Zakładanie i prowadzenie akt osobowych pracowników;
Kompletowanie i aktualizacja niezbędnej dokumentacji pracowniczej;
Rozliczanie czasu pracy pracowników, nadzorowanie tworzenia harmonogramów i ewidencji czasu pracy;
Zgłoszenia i wyrejestrowania z ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych;
Sporządzanie raportów i sprawozdań na potrzeby wewnętrzne i do instytucji zewnętrznych (GUS, ankiety itp.);
Udział w tworzeniu, weryfikacji i aktualizacji regulaminów wewnętrznych oraz procedur HR;
Utrzymywanie pozytywnych relacji z pracownikami, odpowiadanie na zapytania, udzielanie informacji, wsparcie w rozwiązywaniu problemów
Codzienne przetwarzanie listy płac 300+ odbiorców, począwszy od kadry kierowniczej / złożonych systemów, a skończywszy na pracownikach wielozmianowych, płacach godzinowych itp
Obliczanie wynagrodzeń, ekwiwalentów i innych składników
Sporządzanie deklaracji do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, Tax, GUS, PEFRON, PPK
Kontakt z instytucjami zewnętrznymi (ZUS, US, PFRON, PPK, GUS)
Koordynacja prac zespołów wewnętrznych i zewnętrznych użytkowników laboratoriów oraz racjonalne zarządzanie dostępem do infrastruktury laboratoryjnej;
Monitorowanie zaplanowanych procesów laboratoryjnych, w tym terminowej realizacji zleceń i projektów komercyjnych (z udziałem partnera biznesowego);
Prowadzenie przeglądów zamówień z klientami komercyjnymi i wewnętrznymi;
Prowadzenie elektronicznego rejestru zleceń;
Ścisła współpraca z Działem Sprzedaży w zakresie planowania realizacji usług w laboratoriach;
Udział w koordynowaniu prac związanych z powstawaniem nowych projektów komercyjnych (przy współpracy z biznesem) w spółce;
Udział we wdrożeniu i utrzymaniu oraz doskonaleniu systemów zarządzania jakością;
Diagnozowanie potencjału usługowego laboratoriów oraz kierunków jego wykorzystania we współpracy z pracownikami laboratoriów;
Monitorowanie zagrożeń mających wpływ na właściwe wykonanie zadań, niezwłoczne informowanie przełożonego o istniejących lub przewidywanych zagrożeniach oraz przedkładanie propozycji rozwiązań;
Działania w zakresie odrębnie udzielonych pełnomocnictw
Koordynacja i kompleksowe zarządzanie realizacją procesów inwestycyjnych
Opracowywanie i zarządzanie harmonogramem oraz budżetem inwestycji
Odpowiedzialność za jakość, terminowość, koszty oraz warunki wykonywanych prac budowlanych
Nadzorowanie i odbiór prowadzonych prac (w tym koordynowanie uzyskiwania decyzji administracyjnych)
Udział w realizacji przetargów oraz wyborze wykonawców prac projektowych i robót budowlanych
Przygotowywanie zapytań ofertowych oraz szacunków planowanych inwestycji, przygotowywanie lub weryfikacja kosztorysów planowanych inwestycji
Współpraca z biurami projektowymi i innymi uczestnikami procesu budowlanego w zakresie planowania, przygotowania, realizacji, finansowania i terminowej realizacji inwestycji
Współpraca z organami administracji państwowej i instytucjami zewnętrznymi w zakresie niezbędnym dla prawidłowego prowadzenia procesu inwestycyjnego
Wykonywanie praw i obowiązków Zamawiającego
Częściowe i końcowe rozliczanie inwestycji
Zapewnienie nadzoru branżowych inspektorów nadzoru budowlanego nad prowadzonymi inwestycjami
Administracja i rekonfiguracja aktywnych urządzeń sieci LAN i WLAN, routerów i urządzeń firewall, w tym rozbudowa istniejących rozwiązań zgodnie z potrzebami Instytutu
Administrowanie systemem Network Access Control (NAC)
Administrowanie strefą DMZ i jej bezpieczeństwem
Tworzenie wydzielonych podsieci logicznych (WiFi lub kablowej) wg potrzeb Instytutu
Archiwizacja konfiguracji administrowanych urządzeń i systemów
Monitorowanie oraz podnoszenie poziomu bezpieczeństwa administrowanych urządzeń sieciowych i powiązanych z nimi systemów, poprzez wdrażanie odpowiednich rozwiązań informatycznych oraz aktualizowanie oprogramowania do najnowszych wersji
Modernizacje infrastruktury sieciowej pasywnej w Instytucie
Nadzór nad działem utrzymania i inwestycji, działem technicznym oraz działem IT, z wiodącymi kompetencjami w obszarze utrzymania i inwestycji
Nadzór nad realizacją planów w zakresie zadań inwestycyjnych Instytutu obejmujących zarówno infrastrukturę techniczną, jak i obiekty budowlane
Koordynacja, przy wsparciu innych k/o Instytutu, przygotowywania wniosków o finansowanie w zakresie zadań inwestycyjnych Instytutu obejmujących zarówno infrastrukturę techniczną, jak i obiekty budowlane
Nadzór nad całością zakupów inwestycyjnych i wydatków na cele remontowe i budowlane zgodnie z budżetem oraz wytycznymi Dyrektora Instytutu
Nadzór nad realizacją zadań w zakresie gospodarki eksploatacyjno-remontowej, zapewnianie dostarczania mediów dla wszystkich funkcji Instytutu (infrastruktura energetyczna, gazowa, wod-kan) oraz bieżących zadań konserwacji, ochrony środowiska, ochrony przeciwpożarowej
Współdziałanie z Dyrekcją Instytutu i Dyrektorami Departamentów w prowadzeniu spraw technicznych oraz inwestycyjnych
Aktywny udział w tworzeniu i realizacji budżetu Instytutu oraz formułowaniu planów inwestycyjnych Instytutu, w szczególności związanych z reintegracją Kampusu, a także koncepcją utworzenia Kampusów Łukasiewicza – znaczącego rozwoju infrastruktury naukowo-badawczej oraz komórek wsparcia
Koordynacja procesów administracyjnych, w szczególności wnioskowania o wymagane prawem konsultacje, opinie i pozwolenia oraz decyzje formalne związane z modernizacją infrastruktury Instytutu oraz realizacją nowych inwestycji
Zarządzanie pracą Biura Prawnego - organizowanie pracy i zarządzanie podległymi prawnikami
Zapewnienie stałego i bieżącego doradztwa prawnego na rzecz Klienta wewnętrznego z zakresu prawa zamówień publicznych, cywilnego, handlowego, gospodarczego, pracy etc. Wskazywanie możliwych rozwiązań i rekomendowanie najlepszych z nich
Bezpośrednia współpraca z władzami Instytutu
Udzielanie porad i konsultacji prawnych
Nadzór nad analizą i przygotowywaniem dokumentów prawnych oraz rozwiązywaniem zagadnień prawnych
Rozliczanie przydzielonych do administrowania projektów zgodnie z harmonogramem
Prowadzenie monitoringu finansowego projektów
Nadzór nad dokumentacją projektową związaną z realizacją projektów, w tym monitorowanie rzeczowej realizacji projektów i utrzymania wskaźników
Monitorowanie ryzyk projektowych
Monitorowanie postępu projektów i bieżące/cykliczne raportowanie
Administrowanie korespondencją i dokumentacją w projektach, w tym: przygotowanie, gromadzenie, odpowiednie przechowywanie i zabezpieczenie dokumentacji projektowej zgodnie z obowiązującymi wewnętrznymi aktami normatywnymi Instytutu oraz wytycznymi projektowymi
Bieżący kontakt z Konsorcjantami i opiekunami po stronie Instytucji finansującej w zakresie uzgodnień finansowych projektów
Kompletowanie i weryfikacja dokumentacji związanej z wyjazdami służbowymi pracowników i uczestników projektów
Przygotowanie dokumentacji projektowych do kontroli wewnętrznych i zewnętrznych oraz audytów
Opisywanie dokumentów finansowych związanych z realizacją projektów pod kątem zgodności z harmonogramem i budżetem projektu
Organizacja oraz obsługa zebrań i narad związanych z realizowanymi projektami
zapewnienie stałej i bieżącej pomocy prawnej w ww. zakresie: tworzenie i weryfikacja umów, innej dokumentacji organizacji, analizy prawne, wskazywanie rozwiązań i rekomendacji
udzielanie porad prawnych i konsultacji prawnych
windykacja sądowa (według potrzeb, niemasowa) + prowadzenie innych spraw sądowych
wsparcie Wirtualnego Instytut Badawczego (obsługa instytucji finansującej)
Główny Specjalista ds. organizacji eventów (Event Coordinator)
Stabłowicka 147, Fabryczna, Wrocław
Wygasła: 13.11.2022
pełny etat
umowa o pracę
praca stacjonarna
specjalista (Mid / Regular)
Obowiązki:
Organizacja warsztatów tematycznych, spotkań, konferencji oraz przygotowywanie dokumentów projektowych (np. agendy,) dla konsorcjum,
Udział w opracowaniu raportów dla Komisji Europejskiej, związanych z realizowanymi wydarzeniami,
Współpraca z zasobami wewnętrznymi i zewnętrznymi niezbędnymi do odpowiedniego zakończenia wszystkich działań,
Prowadzenie działań promocyjnych, koordynowanie tworzenia treści komunikatów i organizację terminowych wydarzeń,
Przygotowywanie szczegółowych planów pracy zespołu projektowego, które identyfikują i organizują działania niezbędne do pomyślnej realizacji wszystkich zaplanowanych wydarzeń,
Rekrutowanie stażystów, analizowanie ich oczekiwań oraz wypracowywanie odpowiednich strategii wspólnie z koordynatorem projektu,
Komunikowanie ryzyka i formułowanie działań naprawczych w celu uniknięcia problemów i dotrzymania niezbędnych terminów