Czy macie jakieś informacje na temat pracy w tej firmie? Jak wygląda atmosfera? Czy wynagrodzenie jest dobre? Czy są jakieś benefity? Jakie są warunki pracy? Z góry dzięki!
Starszy specjalista / Starsza specjalistka ds. komunikacji i promocji
Zielna 37, Śródmieście, Warszawa
Wygasła: 13.01.2023
pełny etat
umowa o pracę
praca hybrydowa
starszy specjalista (Senior)
Obowiązki:
Realizacja działań promocyjnych dotyczących międzynarodowych projektów Europejskiej Sieci Pamięć i Solidarność, w tym m.in.:
planowanie strategii promocyjnej projektów ESPS realizowanych w Polsce i za granicą,
realizacja działań promocyjnych w ramach zaplanowanych kampanii,
opracowywanie i redakcja informacji prasowych, tekstów przemówień oraz innych materiałów promocyjnych ESPS,
współprowadzenie strony internetowej ESPS oraz profili w mediach społecznościowych (Facebook, Twitter, Instagram, YouTube) w języku angielskim – działania organiczne oraz płatne kampanie,
komunikacja z mediami w kraju i za granicą, inicjowanie i organizowanie spotkań z dziennikarzami,
poszerzenie zasobów multimedialnych ESPS oraz nadzór nad ich produkcją i odpowiednią oprawą,
koordynacja produkcji materiałów drukowanych i reklamowych
bieżąca współpraca z innymi działami ESPS oraz firmami zewnętrznymi (graficy, drukarnie, firmy informatyczne, agencje reklamowe)
udział w wydarzeniach organizowanych przez ESPS w kraju i za granicą
bieżący monitoring mediów, archiwizacja doniesień medialnych, przygotowywanie raportów na potrzeby grantodawców
Realizacja działań związanych z realizacją międzynarodowego projektu edukacyjnego IESPS pn. Sound in the Silence, w tym:
organizacja i koordynacja projektu edukacyjnego dla młodzieży z pogranicza historii i sztuki, finansowanego z grantu Komisji Europejskiej (w tym m.in. opracowanie harmonogramu realizacji projektu, terminowa realizacja harmonogramu projektu, prowadzenie niezbędnych przygotowań do projektu – przygotowywanie umów i innych dokumentów we współpracy z działem prawnym Instytutu ESPS, rekrutacja uczestników, bieżąca kontrola wydatkowania grantu zgodnie z deklarowanym budżetem, bieżąca realizacja projektu w lokalizacjach zagranicznych, wyjazdy służbowe),
współpraca w realizacji projektu z partnerami z 5 krajów UE i grantodawcą,
raportowanie i opracowywanie materiałów informacyjnych dotyczących realizacji projektu finansowanego z grantu na różnych jego etapach, przygotowywanie odnośnych sprawozdań merytorycznych i finansowych, raportowanie z realizacji projektu na portalu Komisji Europejskiej,
bieżąca współpraca z Kierownikiem Działu Projektów oraz pozostałymi pracownikami IESPS zaangażowanymi w projekt,
nawiązywanie relacji i współpraca z instytucjami zajmującymi się historią Europy w różnych krajach na potrzeby realizacji projektu,
realizowanie, weryfikowanie i rozliczanie projektu pod kątem założeń budżetowych projektu oraz czuwanie nad wydatkowaniem budżetu zgodnie z zasadami dotyczącymi grantu,
bieżąca współpraca z Kierownikiem Działu Projektów oraz pozostałymi pracownikami/współpracownikami Instytutu zaangażowanymi w projekt,
inne zadania wynikające ze specyfiki projektu finansowanego z grantu
prowadzenie i ewidencja dokumentacji, korespondencji przychodzącej i wychodzącej oraz jej archiwizowanie;
prowadzenie rejestrów umów, korespondencji oraz innych rejestrów;
koordynacja obiegu dokumentów i zapewnienie właściwego przepływu informacji (system tradycyjny, EZD, e-księgowy, e-pracownik, ePuap);
opracowywanie dokumentacji zw. z zamówieniami publicznymi (w tym planów zamówień oraz dokumentów przetargowych we współpracy z Kancelarią Prawną);
udział w pracach komisji przetargowych oraz wsparcie zespołu Instytutu w realizacji zamówień publicznych zgodnie z Regulaminem zamówień poniżej progu przetargowego;
prowadzenie i archiwizacja dokumentacji zamówień publicznych;
redagowanie pism;
przygotowywanie dokumentacji (zapytań ofertowych, umów) oraz współpraca z firmami kurierskimi, dostawcami usług, kontrahentami;
inne prace administracyjno-biurowe;
współpraca przy obsłudze sekretariatu, organizacji pracy biura i spotkań służbowych;
organizacja i rozliczanie podróży służbowych Dyrektora i Zastępcy Dyrektora;