Czy macie jakieś informacje na temat pracy w tej firmie? Jak wygląda atmosfera? Czy wynagrodzenie jest dobre? Czy są jakieś benefity? Jakie są warunki pracy? Z góry dzięki!
Specjalista / Specjalistka ds. obsługi sekretariatu
Jana Zamoyskiego 50, Podgórze, Kraków
Wygasła: 31.12.2023
pełny etat
umowa o pracę
praca stacjonarna
specjalista (Mid / Regular)
Obowiązki:
prowadzenie sekretariatu i zapewnienie jego sprawnego funkcjonowania, a także wsparcie Kierownika Działu w innych obszarach związanych z obsługą kancelaryjna i organizacyjną Teatru,
prowadzenie i archiwizowanie powierzonej dokumentacji firmy,
zamawianie zewnętrznych usług np. dostaw materiałów biurowych,
nadzór nad stosowaniem przyjętych w Teatrze procedur, wzorów dokumentów i zasad ich stosowania, np. nad realizowaniem przez pracowników obowiązków wynikających z instrukcji kancelaryjnej czy instrukcji zamówień publicznych,
administrowanie wybranymi obszarami systemu informatycznego udostępniania i archiwizacji danych w Teatrze tzw. chmurą danych,
nadzór nad pieczęciami Teatru,
dbałość o estetykę biura,
realizacja bieżących zadań zleconych przez przełożonych
- Planowanie, koordynacja i wspomaganie pracy pracowników Działu Techniczno-Administracyjnego, w tym tworzenie miesięcznych harmonogramów pracy pracowników działu
- Koordynacja przygotowania pod względem technicznym prób i przedstawień w kraju i za granicą
- Współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi Teatru oraz z osobami i firmami zatrudnionymi przez Teatr dla potrzeb technicznej realizacji wydarzeń
- Koordynacja budowy dekoracji, zapewnienia wymaganych elementów i urządzeń technicznych oraz dostarczania do siedziby Teatru kostiumów, rekwizytów, sprzętu technicznego i innych niezbędnych elementów inscenizacyjnych potrzebnych do realizacji prób i spektaklu
- Stała współpraca z dyrekcją i osobami uczestniczącymi w produkcji spektakli
- Nadzór nad magazynowaniem i ewidencją zasobów magazynowych Teatru oraz właściwym zabezpieczeniem mienia przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub kradzieżą
- Nadzór nad stanem technicznym i przeprowadzaniem okresowych przeglądów stanu technicznego urządzeń i systemów scenotechnicznych oraz koordynacja konserwacji i drobnych napraw
- Nadzór nad pracą specjalisty ds. administracji zajmującego się administracją budynkiem oraz sprzętem Teatru
- Przestrzeganie obowiązujących przepisów prawa pracy, regulaminu pracy, zarządzeń i instrukcji Dyrektora oraz nadzór nad przestrzeganiem zasad i przepisów bhp oraz przepisów przeciwpożarowych
- Dokonywanie zamówień na dostawy i usługi, sporządzanie kosztorysów
- Przygotowanie i realizacja nagłośnienia, oświetlenia lub multimediów w zależności od ustaleń w harmonogramie pracy oraz kompetencji Kierownika
- Montaż i obsługa techniczna sprzętu scenotechnicznego, w tym na wysokości powyżej 3 m
- Dbanie o estetykę sceny podczas prób i przedstawień
Planowanie, koordynacja i wspomaganie pracy pracowników Działu Techniczno-Administracyjnego, w tym tworzenie miesięcznych harmonogramów pracy pracowników działu
Koordynacja przygotowania pod względem technicznym prób i przedstawień w kraju i za granicą
Współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi Teatru oraz z osobami i firmami zatrudnionymi przez Teatr dla potrzeb technicznej realizacji wydarzeń
Koordynacja budowy dekoracji, zapewnienia wymaganych elementów i urządzeń technicznych oraz dostarczania do siedziby Teatru kostiumów, rekwizytów, sprzętu technicznego i innych niezbędnych elementów inscenizacyjnych potrzebnych do realizacji prób i spektaklu
Stała współpraca z dyrekcją i osobami uczestniczącymi w produkcji spektakli
Nadzór nad magazynowaniem i ewidencją zasobów magazynowych Teatru oraz właściwym zabezpieczeniem mienia przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub kradzieżą
Nadzór nad stanem technicznym i przeprowadzaniem okresowych przeglądów stanu technicznego urządzeń i systemów scenotechnicznych oraz koordynacja konserwacji i drobnych napraw
Nadzór nad pracą specjalisty ds. administracji zajmującego się administracją budynkiem oraz sprzętem Teatru
Przestrzeganie obowiązujących przepisów prawa pracy, regulaminu pracy, zarządzeń i instrukcji Dyrektora oraz nadzór nad przestrzeganiem zasad i przepisów bhp oraz przepisów przeciwpożarowych
Dokonywanie zamówień na dostawy i usługi, sporządzanie kosztorysów
Przygotowanie i realizacja nagłośnienia, oświetlenia lub multimediów w zależności od ustaleń w harmonogramie pracy oraz kompetencji Kierownika
Montaż i obsługa techniczna sprzętu scenotechnicznego, w tym na wysokości powyżej 3 m
Dbanie o estetykę sceny podczas prób i przedstawień
Zadaniem osoby zatrudnionej na tym stanowisku będzie prowadzenie sekretariatu i zapewnienie jego sprawnego funkcjonowania, a także wsparcie kierownika działu w innych obszarach związanych z obsługą kancelaryjną i organizacyjną Teatru oraz:
Prowadzenie kalendarza konferencji i spotkań Dyrektora
Profesjonalna organizacja spotkań z gośćmi i klientami, wyjazdów służbowych (rezerwacja biletów, hoteli, restauracji)
Prowadzenie rejestru umów
Prowadzenie rejestrów zarządzeń i innych dokumentów wewnętrznych
Przygotowywanie pism, korespondencji, zestawień, baz danych
Prowadzenie i archiwizowanie powierzonej dokumentacji
Zamawianie zewnętrznych usług np. materiałów biurowych
Nadzór nad realizacją i stosowaniem przyjętych w Teatrze procedur, wzorów i zasad np. nad realizowaniem przez pracowników obowiązków wynikających z instrukcji kancelaryjnej, zamówień publicznych itp
Nadzór i administrowanie nad systemem informatycznym udostępniania i archiwizacji danych w Teatrze tzw. chmurą danych
Dbałość o estetykę biura
Realizacja bieżących zadań zleconych przez przełożonych
wykonywanie obowiązków wynikających z art. 4 ust. 3 ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r.,
wykonywanie obowiązków wynikających z art. 54 ust 1 ustawy o finansach publicznych,
zarządzanie operacyjne finansami instytucji, zapewnienie płynności finansowej i bezpieczeństwa finansowego jednostki w odniesieniu do budżetu,
planowanie wydatkowania środków i przepływów gotówkowych zgodnie z zobowiązaniami finansowymi i prawnymi instytucji,
nadzór nad prawidłowym obiegiem dokumentów księgowych i terminową realizacją umów,
raportowanie stanu finansowego instytucji wg ustalonych procedur i określonych terminów,
zapewnienie prawidłowej działalności finansowo-księgowej, rozliczeń majątkowych oraz wycen majątku zgodnie z przepisami o rachunkowości oraz ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności instytucji kultury,
przygotowanie rocznych sprawozdań finansowych instytucji zgodnie z ustawą o rachunkowości oraz ustawą o finansach publicznych,
przygotowanie projektów/planów/sprawozdań finansowych wymaganych przez organizatora,
nadzorowanie pracy działu finansowego, w tym czuwanie nad prawidłowym funkcjonowaniem systemu płacowego, finansowo-księgowego, aktualizacja polityki finansowej jednostki,
zapewnienie prawidłowości rozliczeń w tym m.in. dotacji podmiotowej oraz celowych, zobowiązań ZUS i podatkowych, rozliczenia projektów UE,
nadzorowanie sprawozdań finansowych do ZUS i US oraz innych sprawozdań wymaganych odrębnymi przepisami,
opracowywanie projektów przepisów wewnętrznych wydawanych przez Dyrektora, dotyczących prowadzenia rachunkowości, a w szczególności: zakładowego planu kont, obiegu dokumentów, zasad przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji środków trwałych,
współpraca przy opracowywaniu i realizacji strategii finansowej działalności instytucji,
współpraca ze wszystkim działami instytucji w celu zapewnienia optymalnego funkcjonowania finansowego poszczególnych przedsięwzięć,