Czy macie jakieś informacje na temat pracy w tej firmie? Jak wygląda atmosfera? Czy wynagrodzenie jest dobre? Czy są jakieś benefity? Jakie są warunki pracy? Z góry dzięki!
Office manager to odpowiedzialna i samodzielna rola w której będziesz twarzą zespołu i jedną z pierwszych osób z którymi spotykają się goście, nowi pracownicy a także współpracownicy i dostawcy. Office manager odpowiada za sprawne funkcjonowanie biura samodzielnie dbając o środowisko pracy dużego zespołu projektowego. Office manager umie i chce rozwiązywać problemy odnajdując je we wszystkich obszarach za które jest odpowiedzialny, pracuje przy tym w harmonii z zespołem administracyjnym i szerszym zespołem EPR architects. Jako osoba odpowiadająca za biuro Office Manager pracuje stacjonarnie z biura i jedynie okazjonalnie korzysta z możliwości pracy zdalnej
Zakres obowiązków:
• Dbanie o prawidłowe funkcjonowanie biura
• Nadzór nad obiegiem dokumentów oraz opieka nad zespołem administracji/kontroli dokumentów
• Koordynacja kalendarzy spotkań
• Kontakt z zewnętrznymi dostawcami
• Obsługa recepcji
• Przetwarzanie i kontrola faktur, wyciągów z kart kredytowych, wydatków firmowych
• Dokonywanie odpraw celnych
• Organizacja i rozliczanie podróży służbowych
• Kontrola zadań zespołu administracyjnego: zapewnienie sprawnego funkcjonowania pracy od strony administracyjnej, organizacyjnej i zaopatrzeniowej
• Nadzór nad procesami rekrutacyjnymi: publikacja ogłoszeń, kontakt z kandydatami, przedstawianie ofert
• Onboarding pracowników
• Przygotowywanie dokumentów kadrowych: umów o pracę, aneksów, zaświadczeń o zatrudnieniu
• Kontrola absencji pracowników
• Obsługa benefitów pracowniczych
• Obsługa administracyjna PPK
• Kontrola terminowości umów, szkoleń BHP, badań medycyny pracy
• Przygotowywanie informacji do wynagrodzeń/współpraca z zewnętrznym biurem kadrowo-księgowym w zakresie rozliczania list płac
• Codzienna komunikacja z zespołem w Polsce i Wielkiej Brytanii
Zarządzanie obiegiem dokumentacji projektowej w środowisku wymiany danych: dystrybucja, nazewnictwo i numeracja, sprawdzanie jakości pod kątem błędów, tworzenie ustrukturyzowanych systemów archiwizacji, codzienna komunikacja z zespołem w Polsce i Wielkiej Brytanii, kontakt z klientami w zakresie administratowania systemami obiegu dokumentów
Wsparcie działu administracyjnego: zapewnienie sprawnego funkcjonowania pracy biura od strony administracyjnej, organizacyjnej i zaopatrzeniowej, kontakt z dostawcami usług, organizowanie podróży służbowych, inne zadania ad hoc
Współdzielenie obsługi recepcji biura: witanie gości, odbieranie telefonów, dbanie o wizerunek biura podczas spotkań