Czy macie jakieś informacje na temat pracy w tej firmie? Jak wygląda atmosfera? Czy wynagrodzenie jest dobre? Czy są jakieś benefity? Jakie są warunki pracy? Z góry dzięki!
Specjalista / Specjalistka ds. obsługi sekretariatu
Tadeusza Rejtana 17, Mokotów, Warszawa
Wygasła: 06.01.2024
pełny etat
umowa o pracę
praca stacjonarna
specjalista (Mid / Regular)
Obowiązki:
Prowadzić obsługę kancelaryjną, w szczególności przyjmować korespondencję wpływającą i ją ewidencjonować w elektronicznym systemie obiegu dokumentów (EZD);
Nadzorować obieg dokumentów;
Ewidencjonować i gromadzić zbiór wewnętrznych aktów normatywnych;
Organizować pracę i obsługiwać biuro Dyrekcji;
Organizować spotkania i dbać o ich obsługę;
Redagować i aktualizować stronę Biuletynu Informacji Publicznej;
Obsługiwać skrzynkę instytucji na platformie elektronicznej skrzynki podawczej ePUAP;
Samodzielnie redagować pisma;
Dbać o terminowość i poprawność wykonania zleconych zadań;
Współpracować z firmami zewnętrznymi i wspierać przy prowadzonych przez instytucję projektach oraz innych bieżących pracach związanych z funkcjonowaniem biura;
Prowadzić sprawy administracyjno-organizacyjne (np. zaopatrzenie w materiały biurowe i eksploatacyjne, sprawy lokalowe);
Obsługiwać połączenia telefoniczne oraz urządzenia biurowe;
Dołącz do zespołu Centrum Archiwistyki Społecznej jako kierownik/kierowniczka nowego działu zajmującego się administracją i wdrażaniem procesu cyfryzacji w instytucji
Szukamy osoby z doświadczeniem w kierowaniu zespołem oraz projektami, która pokieruje Działem Administracji CAS i poprowadzi instytucję w kierunku nowoczesnego zarządzania dokumentacją i zasobami danych oraz pomoże w uproszczeniu procedur w instytucji
NAJWAŻNIEJSZE ZADANIA DZIAŁU, KTÓRYM BĘDZIESZ KIEROWAĆ:
- wdrażanie nowoczesnych rozwiązań związanych z administrowaniem dokumentacją w CAS,
- nadzór nad siedzibą CAS,
- przeniesienie zasobów cyfrowych CAS na środowisko chmurowe,
- dbanie o funkcjonowanie infrastruktury technicznej, biurowej, informatycznej CAS,
- działanie sekretariatu instytucji,
- dbanie o funkcjonowanie instytucji zgodnie z zarządzeniami, regulaminami, zaleceniami pokontrolnymi
W SWOJEJ PRACY BĘDZIESZ:
- planować pracę Działu i inicjować nowe działania;
- planować procesy, zarządzać zmianą, komunikować zespołowi CAS zmiany w obrębie funkcjonowania sfery administracyjnej instytucji;
- zarządzać trzyosobowym zespołem Działu, który składa się z koordynatora/koordynatorki projektów, specjalisty zamówień publicznych, specjalisty/specjalistki do obsługi sekretariatu,
- zarządzać współpracą z zewnętrznymi współpracownikami: Administratorem Systemów Informatycznych, Koordynatorem Archiwum Zakładowego i in
- dbać o dobrą atmosferę w Dziale oraz motywację pracowników;
- samodzielnie koordynować wybrane projekty;
- dokonywać ewaluacji dotychczasowych projektów;
- nawiązywać kontakty i współpracę z podmiotami zewnętrznymi;
- nadzorować tworzenie dokumentów formalnych w dziale;
- planować budżet Działu i kontrolować jego realizację;
- odpowiadać za dokumentację i archiwizowanie przedsięwzięć
prowadzenie szczegółowej dokumentacji pracowniczej (teczki personalne, karty wynagrodzeń i zasiłków chorobowych, ewidencja czasu pracy, wystawienia świadectw pracy, sporządzenie nowych umów/aneksów/wypowiedzeń);
kompleksowe rozliczanie umów o pracę, umów zlecenie czy umów o dzieło (naliczanie wynagrodzeń i nadzorowanie poprawności ewidencji czasu pracy);
prowadzenie zgłoszeń i wszelkich rozliczeń z ZUS, US, GUS i PPK;
weryfikacja i aktualizacja danych w systemie kadrowo-płacowym oraz koordynacja elektronicznego pulpitu pracowniczego;
rozliczanie delegacji pracowniczych;
sporządzanie rocznych planów urlopowych, prowadzenie ewidencji i rozliczanie urlopów pracowniczych;
nadzór nad zwolnieniami lekarskimi, badaniami okresowymi i szkoleniami z zakresu BHP dla pracowników;
udzielanie pracownikom informacji z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych;
prowadzenie spraw związanych z wykorzystaniem środków z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych;
bieżąca współpraca z Głównym Księgowym przy sporządzaniu budżetów wynagrodzeń;